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Una perspectiva digital de las actas notariales de fotografías

26 jun. 2014
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Las actas de presencia

 

Uno de los documentos notariales más conocidos es el de las actas, y dentro de ellas, de los más demandados es el acta de presencia, en la que el notario da fe de aquello que ve, oye y percibe por sus sentidos. Para que lo visto quede fidedignamente plasmado en el acta, se suelen tomar fotografías que apoyan visualmente la narración de los hechos que hace el notario.  

 

A mí me gusta tomar por mí mismo las fotografías, con mi cámara, y manipularlas yo personalmente, garantizando así que todo el proceso se realiza bajo mi directa actuación. No obstante, hay compañeros que prefieren que se tomen o por un fotógrafo contratado, o por el cliente en presencia del notario, siendo todas opciones viables y reglamentarias.

 

Pienso que todo notario tiene un fotógrafo amateur en su interior, y es que las actas de fotografías son una de las mejores escuelas de práctica fotográfica que existen: Yo he hecho fotografías con sol, con nubes cerradas, nevando, con lluvia, bajo tierra, desde un todo terreno en movimiento (en mucho movimiento), desde posiciones extrañísimas, de detalles milimétricos o de grandes edificaciones, en zonas urbanas y en medio de la naturaleza, etc.

 

Todo lo que puede aportar la imagen digital con un ejemplo.

 

Comencemos por un ejemplo: Un señor quiere dejar constancia de unos problemas de construcción en una finca, requiere al notario para que compruebe el estado físico de la obra y tome fotografías. 

 

En la situación actual de las cosas, las fotografías se toman y se llevan a revelar por duplicado o se imprimen directamente en papel timbrado de uso exclusivamente notarial, quedando una en poder del notario y otra pasando a formar parte integrante de la copia autorizada que se da al sujeto. Si se han tomado muchas fotografías, se entrega al cliente una copia autorizada enorme y difícilmente manejable. Al notario le queda una matriz igual de enorme que, además de ocupar mucho, debe ser encuadernada con cuidado.

 

En una situación técnicamente más avanzada, las fotografías se subirían a un hosting seguro notarial y el cliente, con independencia de que tenga la copia física, que puede colocar en un cajón y olvidar, tiene todas las fotografías a su disposición desde cualquier dispositivo.

 

Llevamos haciendo actas con la primera metodología desde que se inventó la cámara fotográfica, con tímidos avances que se adoptaron con la popularización de las cámaras compactas digitales. No obstante, las posibilidades no han hecho nada más que aumentar, y estamos infrautilizando una herramienta muy valiosa para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, tanto por aportar una más eficiente gestión del documento notarial como por no aprovecharnos de las ventajas intrínsecas que ofrece la imagen digital.

 

Últimamente estoy haciendo varias actas con una gran cantidad de fotografías, y que necesitan un alto grado de detalle en situaciones en que la toma es muy complicada. Vamos, el más difícil todavía. Por ello he estado pensando cómo serían esas actas si se pudiera aplicar una metodología más actual al tratamiento de la imagen en el acta, y me parece que podría mejorar bastante.

 

¿Qué nos estamos perdiendo?

 

Reducir dificultades de logística, manejo y almacenaje de los documentos extensos en soporte papel, sin descartar que se pueda complementar con el formato electrónico. Veo difícil con el estado actual no entregar copia física, por lo que sería interesante por ejemplo entregar ésta con un enlace al hosting notarial seguro en que dichas fotografías estén alojadas para su visionado (que no necesariamente descarga) en cualquier dispositivo, con lo que además siempre se podría comprobar que la fotografía de la copia autorizada es la que aparece en la pantalla, pero sin tener que transportar en cada momento la copia física.

 

Enriquecer la fotografía con mayor información: las cámaras de fotografía actuales guardan en el archivo que crean, unos metadatos que permiten obtener inequívocamente información sobre la fotografía, que puede complementar la imagen obtenida. Entre esos datos tenemos: 

 

-El modelo y clase de la cámara que tomó la fotografía, dato que se podría además consignar por el notario en el acta. 

-La fecha y hora exacta de la toma de la fotografía. Piénsese que hay actas que pueden durar varias horas, en las que sería muy conveniente contar con la hora exacta de cada fotografía

-El lugar exacto en que fue tomada, si utilizamos una cámara de fotografías o teléfono móvil con geolocalización. Esto último, para los notarios que desarrollan su función en zonas rurales, es interesantísimo para localizar exactamente una fotografía en una finca de gran superficie.

 

Aumento para apreciar detalles. Las fotografías reveladas no permiten que el objetivo del cliente se cumpla, pues las fotografías impresas son (de momento) estáticas y sobre ellas no se puede (de momento) hacer zoom con el típico movimiento de dedos. El cliente hubiera quedado plenamente satisfecho si además de su acta física hubiera podido acceder remotamente a las mismas fotografías y acercar el detalle que quiere tanto como necesite en cada momento.

 

Incorporar archivos de video o audio para complementar lo dicho en un acta. No olvidemos que, si las actas de presencia tienen por objeto dejar constancia de lo que el notario percibe, la herramienta multimedia más cercana a eso, es un video grabado directamente por el propio notario, en tiempo real, que complemente la narración que en el acta se hace. Los metadatos del video cumplen igual función que los de las fotografías, y un hosting seguro permitiría reproducirlos desde cualquier dispositivo, protegiéndolo de posibles descargas. 

 

¿Y por qué eso no se puede hacer?

 

Pues porque actualmente el notariado carece de un sistema de hosting notarial seguro. Adoptar un sistema notarial de hosting, tendría innumerables beneficios documentales, como por ejemplo, en lo que a este tema se refiere, que un cliente quiera almacenar en un servicio notarial seguro fotografías tomadas por él, lo cual también sería posible, por asimilación a un acta de protocolización.

 

Además, la regulación de los documentos electrónicos está pensada fundamentalmente para la relación del notario con Registros o Administraciones Públicas, pero no tiene la perspectiva de la relación con el usuario final, o al menos no como debería plantearse para que el documento electrónico sea plenamente oponible entre particulares.

 

Por otro lado, se choca con dos problemas que gran parte de la sociedad tiene interiorizados: Que lo electrónico es manipulable (que lo es) y que es menos seguro que lo físico (que no lo es,o al menos no por concepto). Tan manipulable es un archivo informático como una fotografía grapada o impresa en un folio de papel timbrado notarial. Quien quiera falsificar una fotografía, no va a escatimar esfuerzos distinguiendo si está en soporte físico o digital.

 

Quizás, entre las dos situaciones expuestas, haya términos medios, que son los que debemos tratar de encajar reglamentariamente para dar un mejor servicio a los clientes. Entre otras cosas, porque quizás llegue un día en que queramos revelar unas fotografías para un acta y no encontremos tiendas de revelado, pues hayan quedado relegadas al olvido, como los antaño populares videoclubs.