Blog

Creación y adaptación de documentos notariales digitales

05 may. 2015
Actuaciones notariales internet

Finalizamos con la tercera parte del resumen de la charla del día 24 de abril de 2015 en Valencia Una vez tratada la primera parte, que era una introducción y un acercamiento a la relación del notariado con las redes sociales, y la segunda, relativa al concepto de Notario digital, vamos a tratar la posible creación de servicios digitales por los notarios.

 

III. Creación de servicios electrónicos.

 

A continuación voy a exponer una serie de ideas, que seguro que son criticables y que seguro admiten otros puntos de vista, pero que son fruto de horas de conversaciones con personas que se dedican a lo jurídico-digital, y de la investigación de lo que empresas privadas están desarrollando en la Red.

 

La mayoría de las cuestiones que voy a tratar parten de la necesidad de dotarnos como colectivo de dos herramientas fundamentales, al menos para empezar: un servidor seguro de archivos y una herramienta de sellado de tiempo para archivos electrónicos.

 

Lo primero que necesitamos es dotarnos de un hosting notarial, o lo que es lo mismo: un servidor seguro al que el Notario pueda subir y depositar archivos. Con ello podríamos acceder a la gestión de archivos digitales en un servidor notarial uniforme y seguro, que nos permita por ejemplo, almacenar de forma segura la documentación electrónica de un cliente en su carpeta (las copias electrónicas autorizadas de sus escrituras de constitución de sociedad o nombramiento de administrador) o depositar archivos electrónicos de todo tipo.

 

La segunda de las bases es el time stamping, o sellado de tiempo, que sirve para garantizar la existencia de cualquier archivo electrónico en una fecha y garantizar que un archivo electrónico no ha sido alterado. Las posibilidades de su uso pasan acreditar la existencia de comunicaciones electrónicas (SMS, correo electrónico, whatsapp), el contenido de las condiciones generales de contratación de cualquier web o las publicaciones de las webs corporativas de empresas.

 

 

Actas electrónicas de presencia

 

 

Donde se aprecia muy bien la utilidad de esos conceptos es en las actas de fotografías, que se tomarían directa y exclusivamente por el Notario, se sellarían en tiempo con su firma electrónica, y se subirían al servidor seguro notarial. No serviría para las hechas por el propio cliente con su dispositivo, porque todos los datos y parámetros de la fotografía pueden ser falsificados.¿Ventajas? Muchas: 

 

-Si se permite el acceso al cliente con alguna clave segura a un espacio virtual, éste, con independencia de que tenga la copia física, tiene todas las fotografías a su disposición desde cualquier dispositivo para visionarlas, aumentar el zoom, etc.

 

-En el mismo sentido, se podrían tomar e incorporar archivos de video o audio. Quizás fuera interesante en Juntas de Socios o en la documentación de procesos técnicos.

 

-Se enriquece la fotografía con mayor información intrínseca, ya que las cámaras actuales guardan en el archivo de la fotografía unos metadatos que permiten obtener información por ejemplo sobre el modelo de la cámara que tomó la fotografía, la fecha y hora exacta (piénsese que hay actas que pueden durar varias horas, en las que sería muy conveniente contar con la hora concreta de cada fotografía) o el lugar exacto en que fue tomada (para los notarios que desarrollan su función en zonas rurales, es interesantísimo para localizar exactamente una fotografía en una finca de gran superficie).

 

Soluciones imaginativas que utilizan los datos GPS ya existen en el mercado. El problema es que hay otras aplicaciones que permiten engañar al smartphone y cambiar los datos del GPS, por lo que la validez del certificado cuando es el propio sujeto el que presenta las fotografías es dudosa, a pesar de que las empresas que comercializan dichas aplicaciones constantemente tratan de mejorar la seguridad de las mismas. Ahora bien, ¿y si eso lo pudiera hacer el Notario bajo su fe y responsabilidad, y sabiendo que no se han alterado los datos del GPS?

 

 

Acta de depósito de documentos electrónicos.

 

 

Y si este servidor seguro nos sirve para subir nuestras fotografías… ¿por qué no para que los clientes nos entreguen las suyas, videos, pdf, ebooks, archivos musicales, etc.? Podríamos protocolizar o depositar electrónicamente multitud de archivos informáticos, a un coste bastante bajo y competitivo.

 

Actualmente, el artículo 216 del Reglamento Notarial se refiere al depósito informático, bajo la premisa de que una persona entra al despacho físicamente con un soporte informático físico (CD, DVD, disco duro) que contiene documentos en formato electrónico. El acta se refiere a la custodia del soporte informático, pero la actuación notarial no se extiende al documento electrónico, que es lo que verdaderamente interesa al requirente.

 

Si el soporte, por el paso del tiempo o por cualquier otra causa se deteriora, el depósito pierde toda su eficacia, ya que ni el depositante ni el Notario podrían acceder al mismo, y el Reglamento no permite que el Notario guarde copia de seguridad privada de dicho archivo, aunque tampoco lo prohibe.

 

Pero incluso aunque se pacte que el notario guarde una copia de seguridad, hay muchos problemas derivados: ¿Dónde guarda el notario dicha copia de seguridad? ¿Con qué medidas de seguridad y de protección de datos? ¿Cómo se puede acceder a ella? ¿Cómo puede el depositante saber que es el mismo documento que se depositó? ¿Tiene eficacia jurídica esa copia si se deteriora el soporte principal?

 

Toda esta problemática proviene de que el Reglamento no contempla que el cliente entregue telemáticamente el archivo electrónico, por ejemplo requiriendo al Notario con firma electrónica adjuntando el archivo. De nuevo, si dispusiéramos de un servidor seguro notarial, esos archivos informáticos podrían custodiarse de manera segura a un bajo coste. Traté el tema con más detenimiento en este post.

 

 

Actas notariales de redes sociales e internet.

 

 

Cualquier comunicación electrónica, página web o red social pública debería ser susceptible de ser documentada notarialmente de manera rápida, económica, segura y entendible. Ciertamente, si la red social o la web es privada, las actas notariales encuentran un escollo importante, que es precisamente el choque con la normativa de protección de datos, cuestión que excede el ámbito de esta exposición.

 

Lo que está claro es que la actuación notarial, o la simple presentación de la prueba en juicio, no convierte en verdad lo que es falso, como comentaba mi compañero Antonio Ripoll en este post. No obstante, el problema de la validez y eficacia de estas actas, que traté aquí, entiendo que es secundario cuando hablamos del momento del otorgamiento, por varios motivos: Si lo digital es falseable, lo analógico también. Y el hecho de que sea potencialmente falseable no debe suponer que se elimine la posibilidad de documentar notarialmente un hecho que puede afectar a una persona. Además, no todas las actas notariales se presentan en juicio, ya que algunas, precisamente, se hacen para evitar terminar en juicio.

 

La clave en este caso, y de nuevo, sería unificar criterios y crear un aplicativo que permita solicitar y sistematizar todos los datos técnicos necesarios para realizar estas actas. Podría permitir hacer la captura de pantalla, dejar constancia de la URL, de la IP, hacer ping, sellado en tiempo, etc. como también expone mi compañero Javier González Granado en este post sobre bricolaje notarial.

 

 

Requerimientos notariales electrónicos.

 

 

Cuando hablamos de requerimientos notariales electrónicos podemos distinguir dos situaciones: Que una persona requiera telemáticamente al Notario, o que el Notario haga un requerimiento en formato electrónico. Para el primer supuesto, que una persona requiera telemáticamente al Notario, se precisa que se permita que el cliente entre, además de física, telemáticamente en la Notaría. Tengo dudas de que actualmente sea reglamentario aceptar esos requerimientos telemáticos, pero lo cierto es que no lo descarto, siempre que la firma electrónica del requirente sea segura y certificada. El problema colateral es que puede pensarse que si admitimos los requerimientos telemáticos debemos admitir también la firma telemática de escrituras, lo cual no es del todo cierto.

 

Cuestión distinta es el segundo supuesto: que un persona entre físicamente en el despacho y solicite del notario un acta de notificación o requerimiento que deba practicarse en una dirección electrónica. También hablamos de manera conexa, de la admisión de un domicilio virtual, de la que se trató en el #retoblog organizado por el Abogado Alfredo Herranz Asín con muy interesantes aportaciones.

 

De hecho, la RDGRN de 28 de octubre de 2014 ha permitido convocar la Junta General de una Sociedad por correo electrónico siempre que la convocatoria se complemente con algún procedimiento que permita el acuse de recibo del envío. ¿Qué mejor medio que la comparecencia del administrador para que el Notario haga la notificación electrónica, firmada digitalmente y sellada en tiempo, al correo electrónico?. Admitida para este ejemplo, podríamos comenzar a hablar de sencillos y económicos requerimientos de las Comunidades de Propietarios a los propietarios morosos, de notificaciones a usuarios de cambios de condiciones contractuales en contratación en masa, etc.

 

Hay varias empresas que ya se dedican a enviar comunicaciones electrónicas selladas en tiempo, algunas incluso con carácter gratuito si su uso es no comercial. Ahora bien, se suele hablar de requerimiento online, y no de requerimiento notarial. No obstante, alguna de ellas deposita notarialmente una copia de la notificación electrónica y luego se expide testimonio notarial de la comunicación. Se le da el revestimento del acta notarial, pero como meramente acta de depósito, sin entrar a dar fe de la veracidad de los datos electrónicos que se depositan.

 

Testamentos online.

 

 

Cualquier jurista tiene claro que ni existe el testamento online ni el electrónico. Pese a ello, hay empresas que se encargan de promocionar en sus páginas web lo que denominan testamentos online.

 

Algunas de ellas especifican muy claro que el cliente rellena un formulario y la empresa, por medio de un abogado, redacta una minuta y reserva cita con el Notario para la firma. Otras, sin embargo, generan confusión al decir que se puede hacer testamento con un click o desde casa. Todo ello puede hacer pensar al internauta que desconoce cómo se regulan los testamentos en España, que rellenando un formulario puede tener su testamento perfectamente hecho y con plena validez legal sin moverse de casa. 

 

La pregunta es: ¿Podríamos los notarios ofrecer desde una página web oficial, común para todos los Notarios, posibilidad de concertar cita online para hacer testamento? No creo que técnicamente fuera difícil utilizando el ya existente motor de búsqueda de Notarios por parámetros como la población. Y quien dice testamento, dice cualquier otro tipo de documento como poderes.

 

 

Transmisión mortis causa de archivos digitales.

 

 

Los archivos digitales de fotografías, video, audio, documentos, etc. están sujetos a transmisión mortis causa. Por eso, del mismo modo que cabe el legado de una biblioteca de libros, de una colección de vinilos o una videoteca en VHS, sería perfectamente admisible el legado testamentario de una biblioteca en mp3, de una fototeca digital o de una colección de libros electrónicos. 

 

Para valorar la trascendencia de esto, no pensemos en nuestras poco importantes bibliotecas, ni en nuestras cuentas de Facebook o Twitter. Pensemos en cuentas de cantantes, actores, escritores, etc. en sus páginas web, en sus blogs (con acceso a todo lo publicado, a lo pendiente de publicar, manuscritos, etc.), en sus accesos a soundcloud (con sus canciones publicadas, maquetas, etc.). La cuestión, en estos casos, puede llegar a ser importante.

 

Multitud de empresas se dedican a explotar la sucesión en la vida digital, por ejemplo permiteiendo asignar herederos a ficheros en Dropbox, iCloud o Google Drive (archivos que pueden tener o no valor económico, actual o potencial) y entrega dinero de cuentas online como Paypal, Google Wallet o Amazon.

 

¿Por qué no hacerlo en un documento notarial, que por ejemplo englobe además contraseñas de correo electrónico, bancarias, sitios web, etc.? Porque el testamento notarial tradicional no es adaptable a la rapidez y cambio constante de la información actual: contraseñas, números de cuenta, etc. lo que hace inviable cambiar el testamento cada vez que el testador se registra en un nuevo servicio web o red social. 

 

Una idea es la de un testamento principal, o base, y una especie de memorias testamentarias electrónicas que se vayan adaptando a las necesidades de manera rápida, sencilla y económica. De hecho, las memorias testamentarias podrían estar firmadas y remitidas al Notario por el testador por medio de una firma electrónica reconocida,  que podrían estar custodiadas en un servidor seguro notarial. Y quien dice memorias testamentarias, dice testamentos complementarios que no revoquen al anterior, cosa perfectamente admisible por el Código Civil.

 

 

IV. Testamentos audiovisuales.


 

Finalmente, quería hacer un apunte sobre el testamento audiovisual. El Proyecto de Ley de Jurisdicción Voluntaria reforma la Ley del Notariado e introduce la posibilidad en los testamentos orales de acompañar a la solicitud de protocolización “la nota, la memoria o el soporte en el que se encuentre grabada la voz o el audio y el vídeo con las últimas disposiciones del testador, siempre que permita su reproducción, y se hubieran tomado al otorgarse el testamento”.

 

Lo que es indudable, y para los casos legales una ventaja, es que el haber registrado audiovisualmente un testamento, por ejemplo, en peligro de muerte, hace mucho más fácil apreciar circunstancias relevantes jurídicamente, con la ventaja de poder acceder a los metadatos del archivo de audio o video, y tener información sobre con qué dispositivo ha sido grabado,  conocer el día y hora exacto de dicho registro e incluso dónde se realizó la grabación. Pero claro, con el peligro correlativo de la manipulabilidad de dichos datos si no ha habido intervención notarial.

 

¿Entonces permite el Proyecto el testamento audiovisual? Entiendo que no, que únicamente cabe para casos de peligro de muerte, epidemia, militar y marítimo, pero la apertura del debate sobre la idoneidad del medio sí puede producirse, y eso sería una amenaza importante. Además, tal y como están algunos jueces, no me extrañaría que llegara a plantearse judicialmente la validez como ológrafo con carácter general. Espero equivocarme.