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Las copias electrónicas notariales y el pago de impuestos

18 ago. 2015
Copias electrónicas e impuestos

Suele tenerse la imagen preconcebida y claramente errónea de que el trabajo que desarrolla el Notario dura apenas unos minutos, los que tarda en leer, firmar, rubricar y signar la escritura junto con los otorgantes. Nada más lejos de la realidad, pues hay muchísimas actuaciones que el notario realiza tanto antes como después: lo que mi compañero Pablo Pazos Otero gráfica y acertadamente denomina la trastienda notarial.

 

Algunas de esas obligaciones redundan directamente en provecho del interesado, otras de la Administración Pública y otras, como la que voy a comentar hoy, de ambos. Me voy a referir a la obligación del Notario de remitir copia electrónica de los documentos con trascendencia tributaria a la Administración competente. Y concretamente, voy a centrarme en la Comunitat Valenciana, aunque la normativa en muchos puntos pueda ser trasladada a otras Comunidades.

 

 

¿A quién beneficia esta medida?

 

 

En este caso concreto la medida redunda en beneficio tanto del interesado como de la Administración Tributaria. 

 

En relación al primero, se simplifican los trámites tributarios, ya que se le releva de la obligación de presentar cierta documentación accesoria a la hora de liquidar sus impuestos, con neutralidad de coste, pues la copia simple física debería ser sustituida por la electrónica. 

 

No en vano, esa medida se encuentra ligada al derecho de los ciudadanos, establecido en el artículo 35.f de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración, ya que parte de la documentación necesaria para la comprobación y control tributario puede hallarse ya a disposición de la Administración tributaria valenciana como consecuencia del cumplimiento de obligaciones formales de terceros. El tercero, en este caso, es el Notario, que tiene obligación de presentar telemáticamente las copias electrónicas.

 

Hasta ahora, la Conselleria recibía la misma copia del interesado que del Notario, duplicando tareas, documentos y coste. Ahora sólo habrá una entrada, por lo queda simplificado y claro el modo de percibir los datos fiscalmente relevantes para Hacienda: contrastar lo que dice quien liquida por su parte, y quien otorga la escritura por la suya.

 

En relación a la Administración, porque ésta recibe de manera directa en un breve período de tiempo todos los datos que necesita para comprobar la liquidación tributaria del interesado. De todos modos, la Administración ya recibía todos los datos, de una u otra forma, antes o después, Para el Notario, no obstante, supone algo más de carga de trabajo y la obligación de comunicar en un breve plazo de tiempo.

 

 

Obligación del Notario de remitir copia electrónica a la Administración Tributaria.

 

 

Concretamente, la norma a la que me refiero es la Orden 10/2015, de 27 de mayo, de la Conselleria de Hacienda y Administración Pública, por la que se suprime la obligación de aportar determinada documentación complementaria junto con la presentación de la autoliquidación por los impuestos sobre transmisiones y actos jurídicos documentados y sobre sucesiones y donaciones.

 

1. No se tendrá que aportar junto con la autoliquidación del impuesto sobre sucesiones y donaciones y del impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados la copia auténtica del documento notarial en que conste el acto o contrato y la copia simple del mismo, sin perjuicio de lo dispuesto en la normativa reguladora de los impuestos sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados y sobre sucesiones y donaciones, en la Ley 13/1997, de 23 de diciembre, de la Generalitat, por la que se regula el tramo autonómico del impuesto sobre la renta de las personas físicas y restantes tributos cedidos o en la normativa reglamentaria aplicable en cuanto al resto de la documentación a aportar obligatoriamente junto con las citadas autoliquidaciones. 

 

2. No obstante, la Administración tributaria podrá solicitar la copia auténtica del documento notarial en que conste el acto o contrato y la copia simple del mismo en el curso de un procedimiento de aplicación de los tributos o mediante un requerimiento de obtención de información, en aplicación de lo establecido en los artículos 93 y 94 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

 

 

No hay que aportar copias en soporte físico de los documentos notariales.

 

 

Lo primero que llama la atención es que la norma excluye la obligación de presentar tanto la copia autorizada como la copia simple. No se aplica al resto de documentos que conforme a la normativa fiscal deban ser presentados, como por ejemplo en materia de sucesiones mortis causa la relación de los movimientos bancarios del año inmediatamente anterior al fallecimiento del causante.

 

Ciertamente, era lógico que, más pronto que tarde, una norma suprimiera la obligación de presentar copia simple física, pues ésta ya es remitida por el Notario de manera obligatoria, especialmente tras la Orden 22/2013, de 13 de diciembre, que seguidamente veremos. Lo verdaderamente llamativo y a la vez menos predecible era que se aprovechara también para eliminar la obligación de presentar copia autorizada, que es en la que la Oficina Liquidadora hace constar que la presentación y pago de los impuestos se han realizado. 

 

 

¿Cómo se regula la obligación de información por los Notarios?

 

 

En lo que afecta a la actuación notarial, hay que enlazar la Orden 10/2015, de 27 de mayo con la Disposición Adicional Primera de la Ley 13/1997, cuyo apartado dos dice que los notarios con destino en el ámbito territorial de la Comunitat Valenciana deberán remitir a la Conselleria competente en materia de Hacienda ficha y copia electrónica de los documentos por ellos autorizados.

 

Esas dos obligaciones, ficha y remisión de copia, se encuentra actualmente reguladas por la Orden 22/2013, de 13 de diciembre, de la Conselleria de Hacienda y Administración Pública, por la que se regulan las obligaciones formales de los notarios en el ámbito de los Impuestos sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados y sobre Sucesiones y Donaciones. 

 

Dice la norma que se deberá remitir a la Conselleria competente en materia de Hacienda una ficha resumen (artículo 2) y la copia simple electrónica incluidos los documentos incorporados a aquella (artículo 3) de los documentos autorizados por los Notarios referentes a los actos o contratos, causados a partir de la entrada en vigor de la presente orden, que contengan hechos imponibles sujetos al Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones o al Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.

 

Se fija la obligación de remitir la copia en formato PDF y fija un plazo de quince días hábiles siguientes a la firma del documento notarial para la remisión. No obstante, el artículo 5.2. dice que en el caso de que existan dificultades técnicas que impidan efectuar las transmisiones telemáticas en el último día, podrá realizarse dichas transmisiones hasta el segundo día hábil posterior. 

 

Además, lo circunscribe a los Notarios con destino en el ámbito territorial de la Comunitat Valenciana, si bien la Disposición Adicional Única prevé la posibilidad de fijar mediante convenio con el Consejo General del Notariado las condiciones necesarias para que los notarios con destino fuera del ámbito territorial de la Comunitat Valenciana  puedan también remitir cumplir con dicha obligación. 

 

Finaliza el artículo 5.3 diciendo que la Consellería competente en materia de Hacienda generará un justificante electrónico de recepción efectiva o de error en la recepción de los envíos a los que se refiere el apartado anterior, cuya procedencia se garantizará mediante la correspondiente firma electrónica de la Administración tributaria valenciana.

 

 

Otra cosa es que el Notario colabore con la Administración a requerimiento de ésta.

 

 

Cuestión distinta es la obligación del notario de remitir copias a requerimiento de la Conselleria competente en materia de Hacienda, que conforme al artículo 4 podrá requerir por medios telemáticos a los notarios con destino en el ámbito territorial de la Comunitat Valenciana la copia simple electrónica con documentos unidos incorporados, de los documentos referentes a los actos o contratos que contengan hechos imponibles sujetos al Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones o al Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados en los siguientes supuestos:

 

a) Cuando se trate de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 93 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y 32, apartado 3, de la Ley 29/1987, de 18 de diciembre, del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones.

 

b) Cuando los documentos se refieran a actos o contratos que se hayan causado con posterioridad a la entrada en vigor de la presente orden y no hayan sido suministrados de conformidad con lo establecido en el artículo 3.

 

 

¿Qué sucede ahora y qué podría suceder en el futuro?

 

 

Ahora el procedimiento más común es el siguiente: Otorgada una escritura ante Notario, el mismo día éste remite copia autorizada electrónica al Registro de la Propiedad, generando asiento de presentación con una validez temporal de sesenta días. Ese es el tiempo máximo que, sin prorrogar el asiento, tiene el interesado para cumplir con todos los trámites para lograr la inscripción de su título. Durante ese plazo se expide copia autorizada física y se confecciona y liquida el impuesto, teniendo en cuenta que aunque el asiento de presentación dure sesenta días, el plazo para el pago de los impuestos suele ser menor, un mes en los actos inter vivos por ejemplo.

 

La copia autorizada física junto con la constatación del pago del Impuesto que corresponda es la que a continuación se presenta al Registro de la Propiedad, siendo con ella con la que el Registrador comprueba que se han cumplido las obligaciones fiscales de que habla el artículo 254 de la Ley Hipotecaria y así evitar el cierre del Registro al documento presentado.

 

Quedamos ahora a la espera de ver si esta normativa definitivamente va a permitirnos de modo íntegramente telemático gestionar todas las escrituras desde el despacho del Notario a quien se haya encargado la tramitación de la escritura, que recordemos hoy en día es un añadido a la función notarial pero que no forma parte de ella. Actualmente, algunas de las escrituras ya son susceptibles de ser tramitadas de manera íntegramente telemática, pero la posibilidad de que todas lo sean es lo más deseable.

 

De ser así, el procedimiento es que se pueda otorgar la escritura, confeccionar y liquidar el Impuesto online recibiendo un justificante de pago que se incorpore a la escritura, para seguidamente remitir copia autorizada electrónica que permita al Registrador apreciar que se ha cumplido con la normativa tributaria y proceda a la inscripción. Una vez inscrita, se recibiría confirmación telemática registral, que se incorporaría a la matriz mediante una última diligencia, expidiendo la copia física autorizada con todos los justificantes fiscales y registrales ya incorporados. 

 

No obstante, como digo, para algunos documentos y algunos supuestos concretos, esta posibilidad ya es real, pero no es practicada de manera generalizada, ni en todos casos ni en todas la Comunidades Autónomas.