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Comunicaciones electrónicas del notario con los particulares

01 sep. 2015
Typic

En el post relativo al depósito de archivos informáticos ante Notario ya quedó claro que el Reglamento Notarial no incluye en sí mismo una solución satisfactoria para el mismo, remitiéndose a un futuro desarrollo reglamentario que no ha llegado y sin prever que el requerimiento se haga también utilizando medios informáticos. También quedó claro que la regulación está obsoleta, por cuanto se refiere al archivo de soportes electrónicos, y no propiamente al de archivos informáticos. 

 

Y eso, sin mayores dificultades, es predicable respecto de otras muchas actuaciones notariales que directamente tienen por objeto archivos informáticos, y en las que nos encontramos con las mismas dificultades, como los requerimientos telemáticos al Notario.

 

Pero analizando otras normas que inciden en la actuación notarial podemos encontrar alguna solución. Concretamente, en la Ley 24/2001 de 27 de diciembre. Resulta extraño que un procedimiento reconocido en una norma con rango de Ley, muy anterior a las últimas reformas del Reglamento Notarial, y que podría haber abierto la puerta a una entrada del Notariado en la fe digital mucho antes de que ni siquiera se desarrollará este concepto, se desaprovechara de tal manera, que incluso muchos Notarios desconozcan su existencia. 

 

Lo cierto es que esa oportunidad desaprovechada tiene, en la propia ley una excepción con la que podemos empezar a trabajar: el artículo 114 que regula la constatación fehaciente de hechos relacionados con soportes informáticos, sobre el que volveremos en otro momento.

 

En efecto, esa Ley, en los artículos 106 y siguientes reguló la incorporación de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la seguridad jurídica preventiva. Esta norma sirvió para comenzar el proceso de adopción de firma electrónica por Notarios y Registradores y para imponer un sistema de comunicación telemático entre ellos, cuestión ésta importantísima y que supuso un gran avance, un adelanto tecnológico claro, pero que excede del ámbito de estudio de este post.

 

Pese a todo, parte el artículo 106.2 de una imprecisión, pues dice que su objeto es regular los sistemas de emisión, transmisión, comunicación y recepción de información entre notarios y registradores, así como del resto de los documentos que de conformidad con lo dispuesto en su legislación específica puedan ser objeto de inscripción en los Registros de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles. 

 

 

¿Con quién puede el Notario comunicarse telemáticamente?

 

 

Digo que parte de un error porque es incompleto: Aunque la mayoría de artículos se centran en ese aspecto entre corporaciones, algunos importantes puntos inciden de manera notable en el concepto de documento electrónico y en otras comunicaciones telemáticas que no pasan por la inscripción en los Registros de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles. 

 

Tomemos como ejemplo la comunicación de copias simples electrónicas a particulares: El artículo 110.2 dice que podrán remitirse copias simples electrónicas a las entidades y personas interesadas cuando su identidad e interés legítimo le consten al notario, pudiendo el receptor, por el mismo medio, enviar al remitente acuse de recibo. Añade el número 3 que la firma electrónica también podrá ser empleada para el envío de documentos e informaciones a los particulares con el valor, efectos y requisitos que reglamentariamente se determinen. 

 

Si analizamos los requisitos, veremos que se habla indudablemente de entidades y personas interesadas, por lo que la vía a esas comunicaciones queda abierta en una norma con rango legal. Pensemos que interesados pueden ser no solo los particulares, sino también sus abogados, que también disponen de su propia plataforma y firma electrónica. 

 

Eso sí, queda a la valoración del Notario la apreciación de la identidad del peticionario y que exista o no interés legítimo en la petición de copia, como es regla general en el Reglamento Notarial para la expedición de copias. Ambos conceptos, identidad e interés, le pueden constar al Notario por cualquier vía, física o telemática. 

 

Salvados esos obstáculos, que repito, son los generales para expedir copias, encontramos el obstáculo técnico: ¿Qué dice el Reglamento? ¿Cómo creo esa copia y la firmo electrónicamente? ¿Por medio de qué aplicativo se la envío? Las respuestas: Nada. No se puede. No hay.

 

Sobre el desarrollo reglamentario, de nuevo, el mantra de la futura delimitación reglamentaria cercena la posibilidad de comunicarnos telemáticamente con los particulares. Y eso que han pasado unos cuantos años.

 

La respuesta a las otras dos preguntas la encontramos en que el sistema de comunicación y firma electrónica notarial únicamente está habilitado en la plataforma notarial SIGNO y para concretos destinatarios (Registros o administraciones públicas fundamentalmente), siendo inescindible la creación del documento electrónico que se envía (copia simple electrónica) de la remisión del mismo al destinatario. Dice el artículo 224.4 del Reglamento Notarial que las copias electrónicas, autorizadas y simples (...) sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano judicial o de las Administraciones Públicas, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. 

 

Esto quiere decir que, en mi opinión, no se puede crear un documento electrónico notarial, en este caso una copia simple, para que tenga entidad propia per se, pues la normativa vigente liga la creación del documento electrónico al envío del mismo. Otra cosa es que esto deba ser así o se puedan explorar nuevas vías de existencia de documentos públicos electrónicos.

 

 

La posibilidad de utilizar otros medios de comunicación telemática.

 

 

Pero va más allá la problemática, puesto que podríamos plantearnos realizar la comunicación de la copia simple electrónica a un particular o institución que esté fuera de la plataforma SIGNO. Eso nos lleva al problema, derivado de lo anterior, de si es posible crear un documento electrónico para enviar a una persona que no esté incluida entre los receptores habilitados por la plataforma notarial SIGNO, debido a que el último inciso del restrictivo artículo 224.4 del Reglamento Notarial dice que las copias simples electrónicas podrán remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e interés legítimo le consten fehacientemente al notario, utilizando para su envío un procedimiento tecnológico adecuado que garantice su confidencialidad hasta el destinatario.

 

Lo primero, es hacer una reflexión sobre las copias simples electrónicas. En mi opinión, crear un pdf en el ordenador del despacho, añadir la expresión "Es copia simple electrónica" y remitirlo por correo electrónico no convierte a ese pdf en una copia simple electrónica. Pensemos que, en la vida analógica, imprimir un documento de word en papel común y poner al final "Es copia simple" tampoco convierte a ese documento en copia simple, pues, por ejemplo, uno de sus requisitos es que esté expedida en papel de uso exclusivo notarial de los Colegios Notariales.

 

El siguiente paso es preguntarse si sería posible en caso de que el envío se realizara por vía telemática ordinaria por el Notario con la firma electrónica notarial, obviamente siempre que éste haya podido comprobar el interés legítimo y la identidad del destinatario (como hemos visto). Queda reiterada esta idea en el artículo 17 bis 3 in fine cuando dice que las copias simples electrónicas podrán remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e interés legítimo le consten fehacientemente al notario. Para eso debería entenderse que el correo electrónico ordinario es un "procedimiento tecnológico adecuado que garantice su confidencialidad", cosa que hoy en día creo que no es así.

 

Cierto es que las copias simples físicas no se firman, rubrican, signan y sellan por el Notario, pero parece que las copias electrónicas simples sí deben firmarse en la vida digital, no tanto para "firmar la copia simple" como para "firmar el envío de la copia simple electrónica", lo que implica que únicamente podemos crear un archivo pdf con formato de copia simple (que técnicamente no es una copia simple electronica) y firmar el envío del correo electrónico en que vaya como adjunto, pero eso ni es copia simple electrónica, ni el cauce de comunicación es reglamentario, ni el documento remitido produce ningún efecto. Cierto es que la copia simple sólo produce efectos informativos, pero eso es otro cantar.

 

Resumiendo, si no puedo crear una copia simple electrónica con independencia de su remisión a uno de los destinatarios previstos e interconectados con la plataforma notarial SIGNO, y ésta remisión no está prevista para los particulares, no puedo remitirles copias electrónicas. Y como vemos, no porque la Ley no lo prevea, sino porque no hay un sistema de interconexión con otros posibles interesados.

 

¿Y la posibilidad de admitir solicitudes telemáticas de copias de escrituras?

 

 

Otra cuestión relacionada es si puede un Notario admitir una solicitud de copia recibida de manera telemática conforme al artículo 230 del Reglamento Notarial. Dice este artículo que: “Podrá pedirse copia por carta u otra comunicación dirigida al notario, y si a éste consta la autenticidad de la solicitud o aparece la firma legitimada y, en su caso, legalizada, expedirá la copia para entregarla a la persona designada o remitirla por correo y certificada al solicitante, sin responsabilidad por la remisión”.

 

No veo muchos problemas interpretativos para admitir, en esa “otra comunicación” que no es por carta, una comunicación telemática, sobre todo teniendo en cuenta que queda al prudente arbitrio del Notario valorar la “autenticidad de la solicitud”, y que conforme a la normativa vista de firma electrónica, la autenticidad de la solicitud va íntimamente ligada con la identificación del firmante.

 

El problema aquí se plantea, de nuevo, en la limitación al envío de copias electrónicas visto, pues el propio artículo 230 habla de remisión por correo o entrega a la persona, presuponiendo que únicamente podemos expedir copias físicas.