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La evolución tecnológica del Notariado

20 oct. 2015
Evolución

El Notariado ha sido desde sus orígenes una institución que ha ido adaptando su quehacer cotidiano a los cambios sociales y tecnológicos, mediante la inmediata incorporación de nuevos modos de trabajo y comunicación que luego han resultado comunes. 

 

 

El paso del Notario analógico al e-Notario, o Notario 2.0

 

 

En ese sentido, el Notariado puede calificarse en cuestiones tecnológicas de early adopter, como se dice ahora. Por ejemplo, el otro día cayó en mis manos una copia autorizada de una escritura de 1910 y el número de teléfono del Notario en Valencia era el 31. Sí, simplemente el 31. Lo mismo podemos decir de otros aparatos ya desfasados como la máquina de escribir, los primeros procesadores de texto o el fax, que, por cierto, todavía sobrevive en las relaciones notaría-registro dándole un peligroso toque vintage a la seguridad jurídica preventiva.

 

Obviamente, entre estos avances se puede incluir la transformación de los despachos y de las relaciones con las Administraciones y particulares mediante el uso de los instrumentos que Internet proporciona en cada momento. Lejos queda ahora la novedad que supuso un e-mail, cuando hablamos cotidianamente de modificaciones catastrales telemáticas, copias autorizadas electrónicas o actas de archivos informáticos, en lo supuso un exitoso paso del Notario analógico al e-Notario, o lo que podemos denominar Notario 2.0.

 

De hecho, ese 2.0 en la actualidad está tan consolidado que ya es imposible imaginar una oficina notarial sin comunicarse telemáticamente con el Registro Mercantil o de la Propiedad, con los órganos tributarios del Estado y de las Comunidades Autónomas o con el Catastro. Es una pena que poca gente conozca el tremendo potencial digital de la notaría actual, que además ha ido creciendo progresivamente. Por ejemplo, y sin ánimo de ser exhaustivo:

 

-Uso cotidiano consolidado de la Firma Electrónica Reconocida Notarial (FEREN), homologada entre otros por la Agencia Estatal de Administración Tributaria y el Ministerio de Industria

-Creación y remisión de copias electrónicas con igual valor que las de soporte papel, como ya traté en este post sobre copias de escrituras notariales.

-Existencia de una segura Red Privada Notarial (RENO) que conecta a todos los notarios y a toda la infraestructura corporativa de manera segura y rápida.

-Utilización diaria del Sistema Integrado de Gestión del Notariado (Signo), compuesto de servidores seguros ubicados en cada notaría e interconectados entre sí, con el que se opera diariamente por ejemplo para enviar y recibir copias electrónicas, obtener Certificados de Últimas Voluntades o de Seguros de Vida, se liquidan impuestos como el de Transmisiones Patrimoniales, se consulta y pagan deudas del Impuesto sobre Bienes Inmuebles, se presenta el Impuesto Sobre el Incremento de Valor de Terrenos de Naturaleza Urbana, se solicitan y reciben los NIF provisionales de las sociedades que se constituyen en los despacho, se solicitan denominaciones sociales o se colabora activamente con el Órgano Centralizado para la Prevención de Blanqueo de Capitales.

-Se confecciona y remite el Índice Único Informatizado Notarial, que permite al notario cumplir con las obligaciones de información a Comunidades Autónomas, Catastro, Ayuntamientos o por el precitado Órgano Centralizado para la Prevención del Blanqueo de Capitales.

-Se accede de manera segura y rápida a la Oficina Virtual del Catastro.

-Se dispone de un Informe de Actividad de la persona fallecida para conocer si existían deudas o contratos firmados que los herederos desconocían.

-Se puede consultar el estado de deudas con la comunidad de propietarios cuando se va a realizar la venta de una finca urbana, si bien este servicio está todavía en implantación.

 

Como vemos, se ha conseguido mucho, y no debemos subestimar el potencial telemático que tenemos, ya que es claro que se está actualmente en una posición tecnológicamente avanzada. Pero no nos podemos detener ahí, debemos continuar avanzando.

 

 

Pero ahora es necesario un paso más: El Notario 3.0 y el Notariado en la sociedad digital.

 

 

El paso siguiente es lo que mi compañero Francisco Rosales, @notarioalcala en Twitter, denomina el Notario 3.0, que es la presencia del Notariado como institución, y del Notario como profesional individual en redes sociales e internet, así como la ampliación del uso de las nuevas tecnologías por los Notarios. Lo explicó claramente en este post, cuya lectura recomiendo. 

 

A este concepto yo añadiría y destacaría que es un profesional que:

 

-Busca soluciones seguras para la vida jurídico-tecnológica de los ciudadanos.

-Quiere adaptar su tradicional y eficaz forma de trabajar al mundo actual o a los medios de comunicación personal más utilizados y

-Proporciona certeza y seguridad jurídica en el uso cotidiano de Internet.

 

En definitiva, el Notario que intenta constantemente dar respuestas a problemas derivados del uso de las tecnologías que sean "nuevas" en cada momento. Además, en uno de los comentarios al post que cito, y que me permito reproducir en parte aquí, yo añadí que el Notario 3.0 no sólo es tecnología. Es también tecnología. Quiero decir con esto que la tecnología no es un fin en sí mismo para el Notariado, es un medio de prestar el servicio. 

 

Además, hoy es muy difícil para cualquier profesional jurídico es estar al día solamente en lo que a BOE se refiere, y si no a ver quién es el guapo que se estudia en dos meses bien la Ley de la Jurisdicción Voluntaria, la modificación de Catastro y Registro, el Reglamento Europeo de Sucesiones. Si a eso añadimos niños, pareja, familia, casa, despacho, preocupaciones, etc. pues ya sabemos… Por eso mismo, yo creo que no debe ser el Notario, como individuo, el que se preocupe por esas cosas. O al menos no se debe obligar al Notario a que lo haga. Quien quiera invertir su tiempo en eso, que lo invierta.

 

Esa es la razón por la que creo que el Notario 3.0 es la vocación del que se preocupa por los aspectos de la tecnología aplicada al ámbito notarial. Pero también hay notarios que se preocupan del arancel, otros que son expertos economistas, otros que conocen al dedillo la normativa fiscal, otros la mercantil, etc. Eso es especialización, marca personal y búsqueda de un hueco.

 

Ahora todos tenemos claro que se hacen actas de SMS o de whatsapp. Pero… ¿podríamos nosotros utilizar un dron para hacer un acta de fotos? ¿y si te hablo de actas de wearables? ¿actas de smartwatch? “Mire, Sr. Notario, pero de la compañía de seguros me piden un acta que diga cuál ha sido la actividad física de esta semana de mi Apple Watch”. ¿Cuántos Notarios estarían en condiciones de decidir fundadamente si eso se puede o no, y cómo hacerlo, en su caso? El tema, en clave de humor, lo traté la semana pasada en este post.

 

Pero lo que sí es necesario es que todos los Notarios, tengamos o no conocimientos de informática, tengamos a nuestra disposición los medios necesarios para prestar esos servicios digitales. Y lo primero es decidirse a prestar esos servicios. Eso es el Notariado (que no Notario) 3.0. Y eso les corresponde a quienes les corresponde: a los de arriba. Los de abajo podemos seguir dando la brasa con esto, como estamos haciendo. Dicho de otro modo: Quiero que se estudie la forma de facilitar a los Notarios que lo deseen a prestar esos servicios digitales sin obligarles a saber qué es un Ping, un Sitemap o la diferencia entre FTTP y HTTP. El que quiera saberlo y hacer mejor las actas o escrituras, que estudie, igual que yo estudio fiscal o mercantil si quiero estar al día.

 

Esta voluntad de actuación debe ir acompañada de una voluntad institucional de posicionar al notariado de nuevo en la vanguardia del empleo de tecnologías emergentes, como ocurrió con el paso al notariado electrónico. Hay que dotarse de nuevas herramientas, de nuevos estándares de actuación y de calidad digital porque si no lo hacemos nosotros, otros lo harán e iremos a remolque. Y eso de ir a remolque en el entorno y en la sociedad digital no es nada bueno.

 

 

¿Y cómo es el trabajo en este entorno digital?

 

 

Para desempeñar esa función es necesario que la labor del Notario sea colaborativa, que se practique una especie de crowdworking. Lejos queda el tiempo en que el Notario era un profesional que estaba fuera de todo riesgo de competencia o concurrencia, ya que, al menos desde el punto de vista que nos ocupa, es uno más entre figuras afines, pero diferenciadas, como por ejemplo el tercero de confianza, el perito informático o el prestador de servicios de time stamping o sellado en tiempo.

 

Además debe aprovechar todos los cauces de difusión de información para explicar su profesión, pues realmente es desconocida para una gran parte de la población. Esas habilidades de comunicación individual deben complementar las campañas institucionales que en su caso se planifiquen.

 

No voy a ser yo quien descubra ahora la virtud de las redes sociales para comunicar y difundir ideas, proyectos y servicios. Imaginaos que hasta puede ayudar a una de las profesiones más tradicionales como la de Notario a acercarse al consumidor y a otros profesionales jurídicos.

 

 

¿Pero estar en redes sociales es trabajar? ¿Desde cuándo?

 

 

Pues desde que la gente busca en redes sociales o google la información que necesita: el acceso a la información se realiza las redes sociales y desde google, bing, yahoo o cualquier otro buscador. Esa es la puerta de acceso a todos los servicios y de información sobre los profesionales, y los notarios no somos una excepción. ¿Alguien ha visto a alguna persona consultar las páginas amarillas en los últimos años? 

 

Como ya expuse en este post, todos sabemos lo que es trabajar y lo que es descansar, y que hay que tener tiempo para todo en la semana. A pesar de eso, hay un tertium genus que a alguno podrá aburrir o cansar, pero a otros motivar para estar constantemente aprendiendo, constantemente ON: ¿Es descanso tener un debate sobre las cancelaciones de hipoteca en twitter mientras estás tumbado en el sofá? ¿Es trabajo resumir y comentar un Sentencia del Supremo sobre el derecho al olvido en internet? ¿Es descanso tomarse unas cervezas mientras se habla de Hacking Ético? ¿Es trabajo aprender a utilizar un servicio web para preparar una infografía?. Yo no sabría qué responder.

 

Además, esto tiene una ventaja significativa: muestras tu parte personal, humanizas al Notario y comunicas sobre una profesión que tradicionalmente ha sido lejana y distante con el cliente. Y eso también, aunque no sólo, supone empatía, confianza y complicidad, como comenta Francisco Rosales en otro post sobre el Notario 3.0.