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Acceso on line del Notario a los Libros del Registro

08 dic. 2015
Acceso libros

Uno de los temas que más enfrentan a las corporaciones notarial y registral es el acceso telemático a los libros del Registro, lo cual supondría que el Notario pudiera conocer e informar al comprador de la situación exacta de la titularidad y cargas finca en el mismo momento del otorgamiento de la escritura. Pinta bien, ¿verdad?

 

Pero eso…¿existe? Sí, pero no. Vamos, como tantas otras cosas, existe en una Ley de hace más de diez años, pero no existe porque no se ha implantado el acceso. Un poco como lo que pasa con la diferencia entre la realidad registral y la extrarregistral: que una cosa puede existir (o no) con independencia del Registro. Aquí los procedimientos pueden existir (o no) con independencia de las Leyes.

 

Este acceso deberíamos tenerlo los Notarios desde hace más de diez años, y no precisamente por política corporativa, sino por mandato legal, por interés y seguridad de los usuarios. Y también por la nuestra propia, por supuesto. 

 

 

Lo primero: Conocer la normativa aplicable

 

 

Concretamente, el acceso on line de los Notarios a los libros del Registro de la Propiedad y Mercantil fue aprobado hace casi catorce años por la Ley 24/2001, y reiterado por la Ley 24/2005, que modificaron la Ley Hipotecaria y el Reglamento Notarial para permitirlo, del siguiente modo: 

 

Artículo 222.10 de la Ley Hipotecaria. 

La manifestación de los libros del Registro deberá hacerse, si así se solicita, por medios telemáticos. Dicha manifestación implica el acceso telemático al contenido de los libros del Registro. A tal efecto, si quien consulta es una autoridad, empleado o funcionario público que actúe por razón de su oficio y cargo, cuyo interés se presume en atención a su condición, el acceso se realizará sin necesidad de intermediación por parte del Registrador. Dicha autoridad, empleado o funcionario público deberá identificarse con su firma electrónica reconocida o por cualquier otro medio tecnológico que en el futuro la sustituya. Cuando el consultante sea un empleado o funcionario público, responderán éstos de que la consulta se efectúa amparada en el cumplimiento estricto de las funciones que respectivamente les atribuye la legislación vigente. En todo caso, la autoridad, empleado o funcionario público no podrá acceder telemáticamente sin intermediación del Registrador al Índice de Personas.

 

Artículo 175 del Reglamento Notarial.

1. A los efectos de informar debidamente a las partes acerca del acto o negocio jurídico, el notario, antes de autorizar el otorgamiento de una escritura de adquisición de bienes inmuebles o constitución de derecho real sobre ellos, deberá comprobar la titularidad y el estado de cargas de aquellos.

2. El conocimiento de la titularidad y estado de cargas del inmueble se efectuará por medios telemáticos en los términos previstos en la Ley Hipotecaria. Excepcionalmente, en supuestos de imposibilidad técnica, podrá efectuarse mediante un escrito con su sello que podrá remitirse por cualquier procedimiento, incluso telefax, en cuyo caso se estará a lo dispuesto en el apartado cuarto de este artículo.

3. Sin perjuicio de que como medio de preparación para la redacción de la escritura se acceda a los Libros del Registro de la Propiedad, el notario deberá efectuarlo también en el momento inmediato más próximo a la autorización de la escritura pública bajo su responsabilidad. En cualquier caso, el acceso se realizará sin intermediación del registrador mediante el empleo de la firma electrónica reconocida del notario y en los términos previstos en el artículo 222.10 de la Ley Hipotecaria. Dicho acceso sólo podrá efectuarse en el cumplimiento estricto de las funciones que la legislación vigente atribuye al notario. El notario testimoniará e incorporará a la matriz el contenido del acceso telemático, indicando el día y la hora de éste.

 

 

Lo segundo: Saber si el Notariado ha hecho los deberes.

 

 

La respuesta es claramente afirmativa. Los Notarios somos funcionarios públicos, al consultar los Libros actuamos por razón de nuestro oficio y bajo nuestra responsabilidad, nuestro interés se presume, estamos dotados de firma electrónica reconocida prácticamente de manera inmediata a su implantación en España y tenemos una conexión segura y directa. 

 

Con estos antecedentes, constantemente enviamos copias electrónicas autorizadas a los mismos Registros, que las admiten para inscribir. También accedemos a Catastro, a los Registros de Últimas Voluntades y de Seguros de Vida, entre otros. Pero pese a todo, como no podemos acceder telemáticamente, debemos acudir a la vía supletoria, al telefax. Sí, han leído bien: al telefax. 

 

Para eso, debemos aplicar el procedimiento supletorio del artículo 175.4 del Reglamento Notarial,  que nos da un margen de diez días naturales a contar desde la recepción por el notario de la información registral (por telefax, repito). Y añade el Reglamento que en tal caso el notario advertirá a las partes de la posible existencia de discordancia entre la información registral y los Libros del Registro, al no producirse el acceso telemático a estos en el momento de la autorización. 

 

Esto no significa otra cosa que nosotros, los Notarios, que tenemos en frente a los clientes, en el momento en que van a formalizar quizás la operación económica más importante de su vida, debemos decirles que el sistema que empleamos, aunque sea a nuestro pesar, puede estar sometido a errores. ¿Alguien dijo “seguridad jurídica”?

 

Cierto es que durante esos diez días, el Registrador debe informar al Notario si hay alguna situación sobre la finca que deba ser conocida por el Notario, pero de nuevo, la información se realiza por telefax, con el consiguiente riesgo que eso tiene. Cierto es también que el sistema está funcionando razonablemente bien durante muchos años, pero eso no quita que se deba implantar un sistema que los minimiza hasta prácticamente eliminarlos.

 

La cuestión no es únicamente corporativa o de valoración de medios. Es una cuestión de seguridad jurídica, tanto de los usuarios del servicio como de los funcionarios implicados, notarios y registradores. Entre otras cosas por Sentencias como la del Tribunal Supremo de 18 de marzo de 2014 que considera al notario civilmente responsable por autorizar la compraventa de una finca sobre la que pesaba un embargo, pues “el sistema de comunicación entre la notaría y el registro no funcionó”. Y si no funcionó, desde luego, no fue por culpa del Notario.

 

 

¿De qué hablamos, cuando hablamos de acceso telemático a los Libros del Registro?

 

 

El concepto lo tenemos claro: Hablamos de la posibilidad de que el Notario, por sí mismo, en el mismo momento de la firma, tenga un acceso directo al contenido del folio abierto a la finca que es objeto de la escritura. 

 

El Notario, efectivamente, debe acceder por sí mismo y con su firma electrónica, y no por medio de ningún empleado, al contenido de los Libros. No cabe delegar la función. Esto, para los Notarios supondría un pequeño cambio en nuestra organización, pues obligaría a disponer de un terminal que permita el acceso en el mismo lugar en que se firma la escritura. Pero esto no es un problema.

 

Por otro lado, cuando se habla de acceso directo, entiendo que se quiere decir que sea en el mismo instante del otorgamiento, no unas horas o minutos antes. Con esto, el lapso de tiempo se puede reducir a segundos. Y si el Notario no es congruente con ese acceso directo, entonces ya lo es bajo su responsabilidad.

 

Es la tercera parte de la definición la que plantea más problemas: El contenido del folio abierto a la finca. Para mí es obvio que no estamos hablando de que el Notario tenga acceso a un simple escaneo del folio registral, sino de algo que va más allá. 

 

 

¿Cómo podría articularse el acceso telemático?

 

 

Partimos de la idea de que el contenido de los Libros del Registro debe ser tratado por el Registrador. O por sus empleados, pero bajo su supervisión y responsabilidad. De nada sirve a la seguridad jurídica que el Notario acceda en el momento de la firma a un folio con cuarenta inscripciones, anotaciones, etc. que no va a entender, puesto que ni el Notario es Registrador, ni ninguno de los dos va a suplir los conocimientos, práctica ni experiencia de los empleados del Registro, que son quienes de facto se encargan de esto.

 

Por tanto, a lo que el Notario debe acceder, como bien marca la Ley Hipotecaria, es al contenido ya tratado de los Libros del Registro. Hay que precisar que los únicos Libros oficiales del Registro, como ocurre con nuestras matrices, están en formato papel. De hecho, se podría hablar de elaborar Libros íntegramente digitales y de operar la publicidad mediante firma electrónica, así como de digitalizar debidamente los ya existentes. Que alguien me corrija si me equivoco, pero creo que esto, si bien, posible, no es obligatorio. Esta vía, entiendo que sería la más cara, costosa y difícil.

 

Entonces, ¿por qué no hacerlo poco a poco? Aquí hay dos supuestos diferenciados: Que el contenido nuevo de los Libros ya sea tratado ab initio digitalmente con objeto de que su acceso sea telemático, y que el contenido anterior se prepare para el acceso telemático cuando sea necesario, por procederse a realizar una actuación sobre una finca.

 

En el primer supuesto, para hacerlo más fácil, podría valorarse que los Registros digitalicen sus Libros, al menos en cuanto a las inscripciones que se realicen desde ahora, de un modo quizás similar a lo que sería el acceso on line a la Oficina Virtual del Catastro (que, dicho sea de paso, funciona francamente bien). Esos Libros digitalizados, o su extracto, debería estar dotados del mismo valor público que los Libros en soporte papel, tal y como ocurre con nuestro Índice, que tiene el carácter de documento público. 

 

En el segundo supuesto, igual que cuando se pide una nota simple informativa se procesa la información de la inscripción y se sintetiza, se podría arbitrar una petición de acceso telemático, para que se diera tiempo a los empleados del Registro a confeccionar, respecto de dicha finca concretamente, el acceso on line del Notario.

 

Podríamos también asimilar el funcionamiento, salvando las distancias obvias, a como funciona el Índice Único Notarial Informatizado, pero con una peculiaridad: De nuestro índice no se pide información anterior a cuando comenzó a implantarse. Pero cuando se pide, los Notarios y nuestros empleados la extraemos y sistematizamos para enviarla. Con más razón entonces, para hacerlo en el Registro.

 

Nadie dice que sea fácil, ni siquiera que éste sea el único camino. He leído muchas aportaciones de cómo se podría arbitrar ese acceso, algunas de ellas incluso realizadas por Registradores. Pero, sea como sea, lo inaudito e inaceptable es que nos quedemos como estamos.