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Algunos aspectos de la oficina notarial.

02 feb. 2016
Oficina Notarial

Hace uno tiempo, se publicó un interesante post con algunos aspectos sobre la oficina notarial, animando a los notarios que participamos a que compartiéramos nuestras experiencias y visiones sobre ello. Y como esto de escribir tiene lo que tiene, cuando me di cuenta ya llevaba casi mil palabras y no me parecía apropiado insertarlo en comentarios, por lo que he preferido escribir un nuevo post sobre ello.

 

 

La incidencia del doble carácter del notario en la oficina notarial

 

 

Lo primero que debemos tener en cuenta, y es realmente importante, es el doble carácter de la función notarial: funcionario público y profesional del derecho. Este primer aspecto, tan repetido y tan comentado, no sólo es esencial al concepto propio de Notario, sino que también se extiende, lógicamente, al local y organización en que ejerce el Notario su actividad.

 

Por esa razón, la oficina notarial es oficina pública, pero con la peculiaridad de que es el notario el que la mantiene en su integridad desde el punto de vista económico. Además, es una oficina pública cuya apertura, ubicación y publicidad está reglada, quedando poco margen al arbitrio o discrecionalidad. Precisamente, en este post traté algunas de las cuestiones más comunes en orden a la relación del Notario con otros profesionales, especialmente en relación a los del sector legal.

 

 

Estructura de costes en la oficina notarial

 

 

Como decía, la oficina notarial la costea íntegramente el notario, y la organización del despacho, distribución de tareas, contratación de personal, elección de programa informático, etc. corresponde en exclusiva al notario. Estos costes fijos, que como todo profesional con despacho abierto conoce, no disminuyen con el tiempo, ni entienden de crisis ni de malos tiempos.

 

En relación a la estructura de costes, no dista mucho de cualquier pequeña o mediana empresa: Lo primero es identificar los gastos: hay un coste básico necesario para abrir la oficina notarial que suele ser elevado: gastos relativos al local (arrendamiento y suministros), gastos laborales (de trabajadores y cuota de autónomos del Notario), gastos colegiales (cuotas colegiales, papel timbrado, etc.), gastos en informática (programa de gestión, equipos informáticos, etc.) y otros gastos (pagos a otros profesionales, asesores, gastos bancarios, etc.)

 

Es extraño que esto sea tan desconocido por la ciudadanía, pues no costamos un euro a la Administración Pública. Hay más de dos mil quinientas oficinas notariales, prestando servicio público, e incluso ofreciendo actuaciones gratuitas, como los poderes electorales, que no suponen ningún gasto público ni presupuestario. Hay oficinas demarcadas en poblaciones rurales, en grandes ciudades, en pueblos pequeños y en las islas. Allá donde pueda hacer falta un Notario, hay una Notaría demarcada.

 

 

Las actuaciones notariales y no notariales

 

 

En cualquier caso, el concepto de seguridad jurídica preventiva, como bien “público” es el que debe prevalecer, y el concepto de servicio público, como acertadamente se comenta en el post de referencia, es el que informa toda la actuación notarial, aunque no todas y cada una de las actuaciones del notario se ubiquen directamente en ese concepto de función pública, pues, como veremos, hay algunas que se desarrollan en total y absoluta competencia con otros profesionales.


Concretamente, es importante el hecho de que el notario actúa en otros ámbitos, relacionados con el documento notarial no por el hecho de ser notario, sino por el hecho de realizar ciertas actuaciones más o menos jurídicas. 

 

Eso a mi entender es clave para delimitar competencia y organización de una oficina notarial. Tomando como base la clasificación del post enlazado, me he permitido hacer la mía, siendo los ejemplos a título meramente enunciativo:

 

Primero: Actuaciones que hace el notario, por ser notario y que no puede hacer un tercero: Otorgar escrituras públicas y actas notariales, intervenir pólizas, expedir copias, testimonios y legitimaciones. Mantener el Protocolo. Suministrar información a la Administración.

 

Segundo: Actuaciones que hace el notario, por ser notario y que también puede hacer un tercero: Los expedientes de Jurisdicción Voluntaria compartidos en cuanto a competencia con otros actores. Documentos de otros funcionarios públicos o administraciones públicas que son inscribibles en el Registro.

 

Tercero: Actuaciones que hace el notario, no por ser notario, sino por ser jurista, y puede concurrir en régimen de competencia con otras profesiones: Elaboración de dictámenes jurídicos. Mediación y arbitraje. Tramitación de escrituras.

 

Cuarto: Actuaciones que hace el notario, no por ser notario, sino por ser empresario: Organización de los medios materiales y personales del despacho. Llevanza de contabilidad. Declaración y pago de impuestos.

 

 

Competencia notarial y de otros ámbitos

 

 

Y es ahora cuando podemos analizar la competencia de la figura del notario. Evidentemente, lo primero es pensar, como acertadamente dice Antonio Aguilera, que “la competencia de un notario es otro notario”. Eso es así, y lo es porque de las tres tipologías anteriores, la primera y segunda son las que representan la parte más amplia del trabajo de la oficina notarial.

 

Pero lo cierto es, que el hecho de que exista competencia notarial es básico y esencial. Una persona, gracias a esa competencia notarial, podrá ejercer más fácilmente su esencial derecho de elección de notario, que dicho sea de paso, es uno de los pilares fundamentales del sistema notarial. Nunca se dice lo suficiente: Vd. tiene derecho a elegir Notario. Sobre esto han incidido también mi compañero Francisco Rosales aquí y el blog Notarios en Red aquí.

 

Esta competencia solo en ocasiones viene determinada por el territorio, lo cual quiere decir que si una persona tiene fácil acceso a otro notario, por residir en la misma población, o en otra limítrofe, podrá ejercer ese derecho más fácilmente. Incluso nuevas normas, como la Ley de la Jurisdicción Voluntaria agrandan la posibilidad del consumidor de elegir Notario.

 

Pero también debemos matizar que la competencia del Notario no es absoluta y exclusiva, pues existen supuestos en que no se firma una escritura o póliza porque se opta por otra vía, por los motivos que sean. Por ejemplo, los casos en que se firma un contrato o acuerdo privado entre las partes, los supuestos de pólizas de escaso valor económico que no son intervenidas notariamente, las pseudo legitimaciones que hacen los Ayuntamientos de documentación o el supuesto del testamento ológrafo. En este caso, así como en muchos otros, son los propios interesados los que deben valorar qué servicio quieren, y tomas las decisiones oportunas.

 

 

¿Cómo se puede entonces distinguir un notario de los demás? 

 

 

Todos prestamos servicio público. Todos somos funcionarios y profesionales del derecho. Y, obviamente, no podemos distinguirnos en precio, pues el arancel es igual para todos y, dicho sea de paso, de los más bajos de Europa, como traté en este post sobre arancel notarial.

 

La respuesta, entiendo que es clara: por la experiencia de usuario de la notaría (estancia en la oficina, servicio que se presta, tipo de problemas que se resuelven, etc.) o por la especialización del Notario en un tema concreto. Ya lo decían en la televisión en los años 80: Busque, compare…