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La interoperabilidad de los protocolos notariales

15 mar. 2016
Comparecencia electrónica

Es indudable que nos encaminamos sin retorno a una relación principal, e incluso exclusivamente, electrónica con la Administración Pública. Lentamente, norma tras norma, se van asentando nuevos procedimientos de relación electrónica con ella, tanto para los particulares como para algunos de los colectivos que solemos relacionarnos cotidianamente con ella, como por ejemplo los Notarios. Como muestra, la continua y avanzada relación electrónica de los Notarios con la Administración Tributaria, que traté en este post.

 

No obstante, aunque este post tiene, como todos, contenido notarial, no es a nuestra normativa propia a la que me voy a referir, pues hoy toca tratar normas generales de relación telemática con la administración. Me estoy refiriendo a la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, que está vigente hasta el 2 de octubre de 2018, fecha en la que entrará en vigor la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

 

 

El derecho a la relación electrónica la Administración Pública en general

 

 

La Ley consagra en sus artículos 1 y 6 la relación con las Administraciones Públicas por medios electrónicos como un derecho de los ciudadanos y como una obligación correlativa para tales Administraciones, en caso de que el ciudadano elija dicho canal electrónico. 

 

No obstante, existen dos excepciones a dicha opción: Los casos en los que legalmente se establezca la utilización de un medio no electrónico y, en sentido contrario, los casos se impone un medio electrónico a ciertos colectivos, como Notarios y Registradores. 

 

Me refiero aquí a la Administración Pública en general, que incluye toda relación con la Administración, como obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, efectuar pagos, realizar transacciones, etc. Una manifestación concreta se encuentra en el derecho a no tener que aportar de nuevo datos y documentos que ya obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información. 

 

Para relacionarse electrónicamente con la Administración, lo primero es establecer una serie de conceptos generales que lo permitan. Por ello, como principio necesario, se define en el artículo 10 el concepto de sede electrónica, como la dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias. Sobre el concepto de domicilio virtual o residencia digital se generó en Twitter un interesante retoblog que se puede consultar aquí.

 

Como no podía ser de otra manera, en el artículo 13 se reitera que las personas físicas podrán utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del DNIe para cualquier trámite con cualquier Administración Pública. No obstante, se admiten otros sistemas de firma electrónica avanzada siempre que sean conformes a la Ley de Firma Electrónica.

 

Es de especial relevancia la normativa de comunicaciones y notificaciones electrónicas que contienen los artículos 27 y siguientes, que en todo caso exigirá del interesado consentimiento previo. El sistema de notificación permitirá acreditar la fecha y hora en que se produzca la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación, así como la de acceso a su contenido, momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada a todos los efectos.

 

Cuando, existiendo constancia de la puesta a disposición transcurrieran diez días naturales sin que se acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada por el interesado y se tendrá por efectuado el trámite, salvo que se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso. Producirá los efectos propios de la notificación por comparecencia el acceso electrónico por los interesados.

 

 

La ¿futura? regulación de la materia: Los registros de apoderamientos

 

 

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos fue objeto de desarrollo por el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre. Su artículo 15.1 dispone la existencia de un registro de apoderamientos para actuar electrónicamente ante la Administración General del Estado y sus organismos públicos dependientes o vinculados, en el que podrán hacerse constar las representaciones que los interesados otorguen a terceros para actuar en su nombre de forma electrónica. 

 

En su apartado 2 contempla la posibilidad de que existan otros similares de ámbito más limitado, lo que generó y amplió la existencia de registros, y consolidó otros que ya existían como los de la Agencia Tributaria. Pero parece que además ese sistema ha gustado, pues la nueva normativa lo recoge en norma con rango de Ley y lo potencia.

 

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, mantiene los mismos principios, pero va más allá en la relación entre los ciudadanos y las Administraciones. Por ejemplo, el artículo 9 obliga expresamente a las Administraciones Públicas a verificar la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo, pudiendo realizarse la verificación no sólo por el DNIe. En este sentido, los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento.

 

 

La comparecencia electrónica y la comparecencia personal

 

 

Por otro lado, y volviendo al tema de los registros, en el artículo 6 se crean los registros electrónicos de apoderamientos que vayan a utilizarse ante las Administraciones Públicas. En ellos, deberán inscribirse, al menos, los de carácter general otorgados apud acta, lo cual se podrá realizar mediante comparecencia electrónica en sede electrónica haciendo uso de firma electrónica, o bien mediante comparecencia personal. Los poderes inscritos en el registro tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

 

Como muestra de la idea que subyace tras este camino normativo, encontramos los poderes para pleitos electrónicos, que traté en este post dando el punto de vista notarial de los mismos.

 

Volviendo a la normativa general, vemos que aquí la norma está recogiendo un concepto al que nos tendremos que ir acostumbrando: la comparecencia electrónica. Comparecer puede ser definido como presentarse o acudir a un lugar, generalmente ante otro. Este verbo hasta ahora era aplicado para la aparición física de una persona en un lugar determinado y en un momento determinado, ante otra persona que también se encontraba, al mismo tiempo, en el mismo lugar. La comparecencia, como sustantivo, era la acción de comparecer. 

 

Con simplemente añadir “electrónica” a “comparecencia”, podemos intuir que el concepto se ha expandido notablemente. Más que eso: extraordinariamente. De hecho, la norma sitúa en primer lugar esta comparecencia electrónica y en segundo lugar la comparecencia personal. A todo esto, imagino que se referirá la norma a comparencia física, porque “personal” es (o debe ser) también la electrónica.

 

Ya no se exige que una persona se presente físicamente en un lugar. El lugar es electrónico. O dicho de otro modo, el lugar viene determinado por una dirección electrónica de la que mediatamente podemos obtener un lugar físico. Pero lo cierto es que, mediata o inmediatamente, el lugar físico ya carece de relevancia, pues la comparecencia lo es a la “sede electrónica”. No es exactamente lo mismo que decir “nos vemos en el 192.168.1.2 más cercano”, pero casi.

 

La razón, es que no se dice que una persona se identificará electrónicamente en una sede física, lo cual podría realizarse presentando el DNIe en, por ejemplo, el Juzgado. Se dice que la comparecencia electrónica se hace en sede electrónica y con firma electrónica. Sí, esa firma electrónica que tiene atributos identificativos derivados de nuestra normativa de firma electrónica y del Reglamento eIDAS.

 

 

La interoperabilidad plena entre distintos registros

 

 

Es importante esta norma pues parece que una de las vías más comunes en la relación telemática con la Administración es, y va a ser cada vez más, la derivada de la creación, desarrollo y actualización de registros electrónicos sectoriales que estén relacionados entre sí, dando lugar a la tan demandada y legislada interoperabilidad, tanto dentro de nuestras fronteras como en la Unión Europea, ya que ésta es uno de los pilares de la Agenda Digital para Europa, una de las iniciativas emblemáticas de la Estrategia Europa 2020.

 

Por ejemplo, una pequeña muestra en la Unión Europea es la Decisión (UE) 2015/2240 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de noviembre de 2015 por la que se establece un programa relativo a las soluciones de interoperabilidad, en la que se pretende facilitar la cooperación entre los Estados miembros mediante la aplicación de soluciones de interoperabilidad transfronteriza e intersectorial que hagan posibles unos servicios públicos más eficientes y seguros con menos recursos. 

 

A estos efectos, el artículo 2.1 de la Decisión define interoperabilidad como la capacidad de que organizaciones diversas y dispares interactúen con vistas a alcanzar objetivos comunes que sean mutuamente beneficiosos y hayan sido acordados conjuntamente, recurriendo a la puesta en común de información y conocimientos entre las organizaciones. 

 

Volviendo a la normativa nacional, ésta dice claramente que los registros electrónicos de cada una de las Administraciones deberán ser plenamente interoperables entre sí y con los registros mercantiles, de la propiedad y los protocolos notariales, de modo que se garantice su interconexión y compatibilidad informática.

 

No es nueva esta afirmación: en el ámbito del derecho europeo de sociedades, la Directiva 2012/17/UE del Parlamento Europeo y del Consejo ya trató la interoperabilidad de los registros centrales, mercantiles y de sociedades de los Estados miembros a través de una plataforma central. La interconexión de los registros de sociedades garantizará el intercambio transfronterizo de información entre los registros y facilitará el acceso por parte de las empresas y los ciudadanos a los datos sobre las sociedades, mejorando así la seguridad jurídica del entorno empresarial en la Unión.

 

La idea subyacente es precisamente la que se comentaba al principio: que no exista duplicidad de dato. Pero eso, claro, conlleva un riesgo innato en todo sistema especialmente registral, que es el conocimiento, control y supervisión de todos los datos de una persona, que pueden cruzarse en cuestión de segundos entre las más diversas plataformas y con los más diversos fines.

 

Esos fines no provocan problemas mientras sean públicos y de interés común, que, por otro lado, quiero entender que es la base de la normativa. No creo que sea necesario defender que un cruce de datos adecuado puede detectar en cuestión de segundos operaciones fraudulentas y por tanto, avanzar en la persecución del fraude fiscal, cuya reducción beneficia a todos. O que sirva para localizar actos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo.

 

El problema lo tenemos en el límite entre ese fin y la privacidad de los ciudadanos. Ese es el dilema que ya se ha puesto de relieve en situaciones como el derivado de la anulación del Acuerdo de Puerto Seguro o Safe Harbor. De todos modos, no es razón de este post entrar a tratar esta delicada y controvertida cuestión.

 

 

¿Y qué tiene que ver el Notario con esa interoperabilidad?

 

 

Recordemos que la norma habla de interoperabilidad “con los protocolos notariales”, por lo que en función de cómo se entienda esta expresión, la respuesta a la pregunta será completamente distinta.

 

En primer lugar, según el artículo 274 del Reglamento Notarial, los protocolos notariales son secretos. Así lo dice, clara, directa y explícitamente. De ahí que que el Notario deba tener en cuenta el interés legítimo que cualquiera que solicite una copia de un documento notarial, como traté en este post sobre copias notariales. Ahora bien, que sea secreto no significa que el Notario no esté obligado a colaborar con la Administración Pública, que lo está, como veremos.

 

A esto debe añadirse que el protocolo notarial no es un archivo ni un registro. Como dice el artículo 272 del Reglamento Notarial, el protocolo notarial comprenderá los instrumentos públicos y demás documentos incorporados al mismo en cada año, contado desde primero de enero a treinta y uno de diciembre, ambos inclusive, aunque en su transcurso haya vacado la Notaría y se haya nombrado nuevo Notario. Además, no existe protocolo electrónico. Está previsto su desarrollo desde hace ya un tiempo, pero de momento la matriz digital, que es la base para esa protocolo electrónico, no existe.

 

Lo que sucede es que el legislador aquí ha tratado con ligereza el concepto de protocolo notarial, y lo ha asimilado al de un registro administrativo, cuando bajo ningún concepto esto puede ser así. Lo que entiendo que el legislador puede haber querido decir es que lo que debe ser interoperativo es el índice único informatizado notarial, que, por otra parte, se desarrolló precisamente con el objeto de colaborar con las Administraciones Públicas, como dice claramente el artículo 286 del Reglamento Notarial, y que tan buenos resultados está dando por ejemplo en materia de lucha contra el blanqueo de capitales. 

 

De nuevo, el Notariado se adelantó varios años a la normativa tecnológica general, para que luego se lean comentarios poco afortunados en redes sociales sobre si el notariado está anclado tecnológicamente en el pasado. Nada más lejos de la realidad... pero el problema es que, para criticar, hay que conocer. Y eso requiere tiempo e interés.