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Comunicaciones electrónicas (I): entre Notarios

24 may. 2016
Comunicaciones1

He comentado ya en varias ocasiones en el blog que el grado de interacción telemática del Notariado es extraordinario, fundamentalemente en relación a las Administraciones Públicas, siendo la asignatura pendiente la comunicación con los particulares, cuestión que no obstante va avanzando con iniciativas como la de los poderes electrónicos para pleitos

 

Quiero centrarme hoy en las relaciones telemáticas que tenemos los Notarios entre nosotros. Que las tenemos. Muchas y muy variadas.

 

Las comunicaciones notariales telemáticas se realizan por medio de nuestra plataforma SIGNO, desde la cual, verificando la identidad del Notario por medio de su firma electrónica notarial, se accede a una variedad de servicios de comunicación digital importante. Como traté en este post, todo bajo una Red Notarial (RENO) privada, segura y eficaz, y todas con firma electrónica reconocida. Veamos algunos ejemplos:

 

 

Los oficios entre Notarios.

 

 

Cuando un Notario autoriza una escritura que puede afectar al contenido de otra, que haya autorizado otro Notario, en ocasiones debe remitir a éste un oficio para que haga constar en dicha matriz el otorgamiento mediante nota. Se regula la materia en el artículo 178 del Reglamento Notarial, que ha quedado sin embargo muy limitado tras la anulación de sus dos primeros número y de su inciso final por la Sentencia del Tribunal Supremo de 20 mayo 2008, pues se anula la comunicación de escrituras que cancelen, rescindan, modifiquen, revoquen (incluyendo las revocaciones de poderes), anulen o queden sin efecto otras anteriores, y las de cesión de derechos o subrogación de obligaciones.

 

Quedan vigentes las comunicaciones para las escrituras de adhesión a que se refiere el artículo 176.2 del Reglamento Notarial: La aceptación de la oferta a que se refiere el artículo 1262, de la estipulación a favor de tercero del artículo 1257, la ratificación del artículo 1259.2, todos del Código Civil y, en general, la adhesión a todo negocio jurídico. También los endosos que constan en la primera copia del instrumento público de actos o contratos no inscribibles en el Registro de la Propiedad.

 

El Notario que autorice alguna de esas escrituras lo comunicará telemáticamente al Notario en cuyo protocolo se hallen las matrices que contengan los negocios a que la nueva escritura afecte mediante SIGNO. El Notario que reciba la comunicación lo hará constar al margen por nota indicativa de la fecha de la segunda escritura y el nombre y residencia del Notario autorizante. Si la primitiva matriz obrase en el mismo protocolo del Notario autorizante del último documento, él mismo pondrá la nota.

 

 

Las copias electrónicas remitidas a otro Notario.

 

 

La comunicación telemática de copias autorizadas de escrituras entre Notarios es cotidiana, fácil y rápida. De hecho, diariamente recibimos solicitudes de copias de escrituras de otros compañeros, especialmente en los supuestos en que el peticionario de la copia se encuentra en un lugar distinto, y normalmente lejano, de la Notaría en cuyo Protocolo se custodia la matriz de la que hay que sacar la copia. Los documentos más frecuentes son poderes y testamentos.

 

En estos casos, para garantizar que se cumple el procedimiento reglamentario y, sobre todo, que no se ve alterado el secreto de protocolo, el Notario ante quien se solicita la copia debe recabar los datos necesarios para trasladar la solicitud de copia al Notario custodio de la matriz, pero éste también debe valorar la procedencia de expedir copia. Por ejemplo, en materia testamentaria:

 

El Notario debe solicitar tanto la identificación del interesado, como indagar sobre su interés y tener a la vista tanto el certificado de defunción del causante como el certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad, del que resulte que el testamento cuya copia se  solicita es el último. Con todos esos datos, por medio de la plataforma SIGNO y bajo su firma electrónica notarial, el Notario que recibe la petición traslada, bajo su fe y responsabilidad, al Notario que debe expedir la copia todos esos extremos.

 

Una vez recibida la comunicación por el Notario titular del Protocolo, éste debe valorar los extremos de la comunicación. Por supuesto, si su compañero bajo su fe y responsabilidad hace constar que ha tenido a la vista los documentos mencionados, no es necesario que los vuelva a solicitar. Pero lo que sí es necesario es que, cuando expida la copia del documento, realice un juicio concreto sobre la concordancia de lo manifestado con la petición. Especialmente, de que el peticionario tiene derecho a copia del testamento solicitado.

 

Una vez ese juicio del Notario es positivo, procederá a expedir y remitir la copia autorizada electrónica del documento al Notario que la ha solicitado, de nuevo utilizando la plataforma SIGNO y su firma electrónica reconocida, incluyendo todos los datos necesarios para su formalización, como por ejemplo la finalidad para la que se expide, y dejando nota de expedición de copia en la matriz. 

 

Dicha copia electrónica, como vimos, produce el mismo efecto que la copia en papel y el Notario receptor, podrá trasladarla a papel por los procedimientos del artículo 224.4 del Reglamento Notarial, en cuyo caso notificará esa circunstancia al Notario que expidió la copia.

 

 

Comunicaciones notariales internacionales: En Europa, EUFides.

 

 

Un supuesto especial de comunicación entre Notarios es el proyecto EUFides, que traté en este post, cuya base es facilitar las relaciones entre Notarios y particulares en las relaciones jurídicas transfronterizas, especialmente en las relativas a la adquisición, por cualquier título, de bienes inmuebles. Estos negocios se rigen por la ley aplicable del Estado miembro de la Unión Europa donde se encuentra el bien, por lo que muchos Estados miembros, para garantizar la seguridad jurídica, han preferido confiar la exclusividad de esta misión al Notario. 

 

Con EUFides, en lugar de que los ciudadanos tengan que ponerse en contacto personalmente con un Notario que ejerza en el Estado miembro en el que esté situado el bien inmueble en el que estén interesados, pueden beneficiarse de la cooperación entre varios Notarios establecidos en países diferentes que trabajarán juntos para tramitar el mismo expediente. Por tanto, pueden elegir un Notario de su confianza en su país de origen o residencia cuando compren un bien inmueble en el extranjero. 

 

Este Notario, mediante la plataforma EUFides, localizará a otro Notario en el lugar de situación del bien y colaborará con él para elaborar una única escritura pública, asegurándose ambos de que todos los documentos necesarios se incorporen a la escritura pública, que se liquiden los impuestos aplicables y que se inscriba, en su caso, en el registro de la propiedad del lugar en el que se encuentre el bien. Las comunicaciones son íntegramente telemáticas entre ambos, y es posible además el envío de documentos o copias autorizadas mediante firma electrónica reconocida que, utilizando la plataforma Bartolus, garantizará que la firma del Notario que expide el documento o la copia es correcta.

 

 

En Iberoamérica, Iberfides.

 

 

Un proyecto similar al anterior es Iberfides: un programa de colaboración entre Notarios de Iberoamérica, con participación de España, que posibilita a los ciudadanos formalizar desde su país de residencia, con eficiencia y garantía, documentación fuera de las fronteras del Estado cuya legislación resulte aplicable al fondo del negocio. Como ocurre en EUFides, el proyecto implica la colaboración entre un Notario del lugar en donde residen los otorgantes y un Notario del lugar donde el documento va a producir efectos.

 

Su ámbito de aplicación quizás sea más amplio, pues pretende dar respuesta, no solo a la contratación inmobiliaria, sino otras actuaciones como la transmisión de acciones o participaciones o escrituras de partición de herencia. No obstante, su funcionamiento es también similar, pues implica la existencia de una comunicación telemática constante entre los Notarios que intervienen en la operación. La comunicación entre ambos también incluye una solicitud de colaboración del Notario del país de residencia al Notario del lugar, por ejemplo en que radique el bien, un desarrollo posterior de la misma con envío y recepción de documentos, y una fase final de firma de la escritura pública.

 

Una vez autorizada la escritura, el Notario extranjero remitirá al Notario local la copia del instrumento apostillada o legalizada. La copia autorizada se protocolizará por el Notario local con la demás documentación complementaria incluido el convenio de colaboración y la documentación solicitada. 

 

Finalmente, si es procedente realizar cualquier otro tipo de actuación posterior, será realizada por el Notario competente, lo cual incluirá por ejemplo la comunicación al Catastro inmobiliario, la presentación y pago de los impuestos aplicables, o, si el acto es inscribible se procederá a presentar la copia del documento al registro para su inscripción. Una vez finalizados estos trámites, se remitirá copia al Notario del lugar de residencia de los otorgantes donde conste la colaboración, los pagos de gastos e impuestos, las inscripciones y demás trámites, concluyendo así la colaboración notarial.