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Comunicaciones electrónicas (II): con la Administración

31 may. 2016
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Siguiendo con el estudio de las comunicaciones telemáticas de los Notarios, y habiendo escrito ya sobre la comunicación con los particulares, la de los notarios entre sí o sobre los poderes electrónicos para pleitos, vamos a tratar de explicar algunas de las concretas comunicaciones o interacciones que debemos realizar los Notarios con las Administraciones Públicas en general.

 

 

La colaboración mediante la confección del Índice Único Informatizado.

 

 

La colaboración de los Notarios con la Administración Pública en general se realiza mediante la confección y envío de índices, que son resúmenes que incluyen los datos más relevantes de cada instrumento notarial. La agregación de la totalidad de los mismos y su tratamiento informatizado deriva en el Índice Único Informatizado. No obstante, existen obligaciones concretas distintas del índice, así como otras posibilidades de interacción con las Administraciones Públicas. El Notario, además, si tiene conocimiento de la comisión de cualquier delito, está obligado a comunicar esa situación al Ministerio Fiscal.

 

Por ejemplo la obligación de enviar ficha resumen y copia electrónica de la escritura a la Administración Tributaria. También, en materia testamentaria, la obligación de comunicar individualmente el otorgamiento de cualquier testamento ante Notario, de modo que pueda tomarse razón de su existencia en el Registro General de Actos de Última Voluntad. Lo mismo sucede respecto del inicio de determinados expedientes, como las declaraciones de herederos ab intestado, de los nombramientos de tutor y de otros actos inscribibles en el Registro Civil.

 

La cobertura reglamentaria la encontramos en el artículo 284 del Reglamento Notarial, que dice que los Notarios deberán remitir índices de los documentos a las Juntas Directivas de los respectivos Colegios Notariales, en soporte informático mediante firma electrónica reconocida y a través de SIGNO. Los índices en soporte informatizado se remiten a las Juntas Directivas quincenalmente. A tal fin, los del día 1 al 15 de cada mes se remitirán antes del día 22 del mismo y los del día 16 a 30 antes del 7 del mes siguiente.

 

Añade el artículo 286 del Reglamento que, a los efectos de la debida colaboración con las Administraciones Públicas, se crea el índice único informatizado notarial. Es titular y responsable del mismo el Consejo General del Notariado, como consecuencia de su dependencia jerárquica respecto de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Dicho índice único informatizado es la agregación de los índices informatizados que deben confeccionar y remitir los Notarios a sus Juntas Directivas

 

Se habilita al Consejo General del Notariado a que trate el índice único informatizado a los efectos de la remisión de la información de que se trate a las autoridades judiciales y Administraciones Públicas que conforme a la ley tengan derecho a ello, como consecuencia del deber de colaboración del Notario en su condición de funcionario.

 

 

Las comunicaciones con Catastro.

 

 

En la actualidad el Catastro se rige por Texto Refundido de Ley del Catastro Inmobiliario aprobado por RD 5 de marzo de 2004. Los Notarios colaboran intensamente con el Catastro, lo que implica por una parte la posibilidad de acceso a la Oficina Virtual del Catastro mediante la firma electrónica reconocida notarial para obtener información catastral actualizada. Pero por otra parte también implica una obligación general de colaborar, y que el Notario, al otorgar la escritura pública, comunique al Catastro cambios de titularidad o ciertas alteraciones catastrales.

 

La regla general en materia de colaboración la fija el artículo 36.2 al decir que que las Administraciones y demás entidades públicas, los fedatarios públicos y quienes, en general, ejerzan funciones públicas estarán obligados a suministrar al Catastro Inmobiliario, en los términos previstos en el artículo 94 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, cuantos datos o antecedentes relevantes para su formación y mantenimiento sean recabados por éste, bien mediante disposición de carácter general, bien a través de requerimientos concretos.

 

La regla concreta se fija en el artículo 36.3 cuando dice que los Notarios y registradores de la propiedad remitirán telemáticamente al Catastro, dentro de los 20 primeros días de cada mes, información relativa a los documentos por ellos autorizados en el mes anterior, en los que consten hechos, actos o negocios susceptibles de inscripción en el Catastro Inmobiliario. La remisión de la información deberá producirse dentro de los 5 días siguientes a la autorización del documento público que origine la alteración cuando se refiera a las comunicaciones que deben realizar los Notarios conforme a lo dispuesto en el artículo 14.a. Esta comunicación se entiende cubierta mediante envío del Índice Único Informatizado.

 

Finalmente, el artículo 14.a observa como procedimiento de incorporación al Catastro, siempre que se haya aportado la referencia catastral a la escritura, la comunicación notarial telemática de documentos que supongan: En primer lugar, exclusivamente la adquisición o consolidación de la propiedad de la totalidad del inmueble. En segundo lugar, la segregación, división, agregación o agrupación de los bienes inmuebles, siempre que exista correspondencia entre los inmuebles objeto de dichas actuaciones y la descripción que figura en el Catastro y que se aporte el plano, representado sobre la cartografía catastral, que permita la identificación de esas alteraciones.

 

Como intento de facilitar la actuación notarial en la materia, se ha desarrollado el Proyecto Ramón Llull, que intenta dotar a los Notarios de una herramienta que les permita comprobar la geometría de las parcelas catastrales implicadas en diversos tipos de operaciones (agregación, segregación, división o deslinde) de tal manera que pudiera comprobar la realidad de la operación de las fincas aportadas por el cliente y las calculadas por la aplicación.

 

Además, tras la entrada en vigor de la Ley 13/2015, la comunicación entre Notarios y Catastro ha resultado potenciada, pues uno de los objetos principales de la norma es precisamente la coordinación Catastro-Registro, siendo el Notario parte fundamental del proceso.

 

 

La comunicación de los Notarios con la Administración Fiscal.

 

 

Una de las vías de comunicación más clara del Notario es la que tiene con la Administración fiscal, por varios motivos. Primero, por la obligación de suministrar los datos o antecedentes que sean necesarios para colaborar con la Administración Tributaria, y segundo, por lo relativamente habitual que es que el propio Notario sea quien realice la tramitación o gestión de la escritura posterior a la misma, como apunté en este post.

 

No obstante, conviene recordar una cosa: el Notario no tiene por disposición legal la obligación de realizar todos los actos posteriores al otorgamiento de la escritura y que incumben normalmente a los otorgantes, fundamentalmente el pago de impuestos y la presentación en el Registro de la Propiedad. 

 

Dicho de otro modo, en relación a los otorgantes, la intervención notarial finaliza, una vez firmada la escritura, con la entrega de las copias necesarias para que los otorgantes cumplan con sus obligaciones fiscales y, si así lo desean, inscriban su negocio en el Registro de la Propiedad o Mercantil. 

 

Todos estos actos puede realizarlos el propio interesado, encomendarlos a persona de su confianza, normalmente una gestoría o asesoría, o bien encargárselos al Notario, si éste lo acepta y siempre como una actuación extra-notarial. Esto quiere decir que, para esos actos posteriores, el Notario no actúa como Notario, sino como gestor voluntario, como traté en este post. Esta actuación debe pactarse expresamente con el Notario.

 

El Notario, a su vez, podrá hacerlo por sí mismo o utilizando Serfides, que es una gestoría virtual destinada al colectivo notarial español, que nace para prestar al notariado un servicio personalizado y permanente de apoyo y gestión telemática integral, centrándose fundamentalmente en el área tributaria, tanto de Ayuntamientos, Comunidades Autónomas o de la Agencia Tributaria Estatal.

 

 

Procedimiento de tramitación de las escrituras.

 

 

Actualmente, muchos Notarios acceden a la prestación de ese servicio, y lo más común es encontrarnos este procedimiento: Otorgada una escritura ante Notario, el mismo día éste remite copia autorizada electrónica al Registro de la Propiedad, generando asiento de presentación con una validez temporal de sesenta días. 

 

Ese es el tiempo máximo que, sin prorrogar el asiento, tiene el interesado para cumplir con todos los trámites para lograr la inscripción de su título. Durante ese plazo se expide copia autorizada física y se confecciona y liquida el impuesto, teniendo en cuenta que aunque el asiento de presentación dure sesenta días, el plazo para el pago de los impuestos suele ser menor, un mes en los actos inter vivos por ejemplo.

 

La copia autorizada física junto con la constatación del pago del Impuesto es la que a continuación se presenta al Registro de la Propiedad, siendo con ella con la que el Registrador comprueba que se han cumplido las obligaciones fiscales de que habla el artículo 254 de la Ley Hipotecaria y así evitar el cierre del Registro al documento presentado.

 

Este sistema, poco a poco va dejando paso a un sistema de tramitación telemática integral, de modo que todos o la mayoría de los pasos intermedios se dan por el Notario de manera telemática. De hecho, para algunos documentos y supuestos concretos, esta posibilidad ya es real y está plenamente operativa.

 

En los casos en que es así, el procedimiento es que, tras otorgar la escritura y habiendo el interesado realizado la provisión de fondos necesaria, se procede a confeccionar en línea el impreso del impuesto seguido del pago también inmediato del mismo por medios telemáticos, recibiendo de manera casi instantánea un justificante de pago que se incorpora a la escritura, para seguidamente remitir copia autorizada electrónica que permita al Registrador apreciar que se ha cumplido con la normativa tributaria y proceda a la inscripción. Una vez inscrita, se recibe confirmación telemática registral, que se incorporaría a la matriz mediante una última diligencia, expidiendo la copia física autorizada con todos los justificantes fiscales y registrales ya incorporados.

 

 

El supuesto concreto de la plusvalía municipal.

 

 

El Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana, conocida como plusvalía municipal, es un tributo directo que grava, como su nombre indica, el incremento que experimentan en el valor dichos terrenos, cuando se ponga de manifiesto a consecuencia de la transmisión de la propiedad por cualquier título o de la constitución o transmisión de cualquier derecho real de goce, limitativo del dominio, sobre los referidos terrenos. Es un tributo municipal, cuya exacción corresponde al Ayuntamiento, que puede, potestativamente, exigirlo. De hecho, la mayoría de los Ayuntamientos lo exigen, pero no todos.

 

Dicho impuesto era intrascendente a los efectos de la inscripción registral del negocio jurídico que generaba la plusvalía, pues es un impuesto que corresponde pagar al vendedor o transmitente, mientras que la inscripción se realiza a voluntad del comprador. Este esquema quedó relativamente alterado con la Ley 16/2012, de 27 de diciembre, que modificó la normativa, cerrando el Registro al comprador si el comprador, en cierto modo, no cumplía su obligación municipal

 

Concretamente, se dice en el artículo 254 de la Ley Hipotecaria que el Registro de la Propiedad no practicará la inscripción de ningún documento que contenga acto o contrato determinante de las obligaciones tributarias por el Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana, sin que se acredite previamente haber presentado la autoliquidación o, en su caso, la declaración, del impuesto, o la comunicación a que se refiere la letra b) del apartado 6 del artículo 110 del Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales, aprobado por el Real Decreto Legislativo, 2/2004, de 5 de marzo.

 

Por ello, lo primero que debe observarse es si se genera el hecho imponible de la plusvalía, para luego determinar si el Ayuntamiento competente exige el pago de dicho impuesto. En caso afirmativo, debe después conocerse qué sistema utiliza el Ayuntamiento competente (declaración, autoliquidación, etc.) y, en función de todo lo anterior, debe presentarse junto con la escritura el documento sellado por el Ayuntamiento, que acredite el cumplimiento de todos esos requisitos.

 

Pese a que no existe un régimen unificado de actuación notarial, sí existen algunas pautas comunes: Si el Notario es requerido para que comunique al Ayuntamiento, éste podrá hacerlo por la vía que sea oportuna: Algunos Ayuntamientos admiten la presentación por correo corporativo notarial con firma electrónica reconocida, otros la presentación física de copia simple junto con impreso sellado, etc. En algunos casos, los Ayuntamientos admiten comunicación notarial suscrita con firma electrónica reconocida por la plataforma SIGNO, generando un acuse de recibo que se adjunta a la escritura para acreditar la comunicación del hecho imponible al Ayuntamiento.