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Matrices y copias electrónicas de documentos notariales

04 abr. 2017
Post - Matriz y Copias

Las normas que tratan el soporte de las escrituras matrices en nuestro ordenamiento jurídico son la Ley y el Reglamento Notarial. Recordemos que escritura matriz es el original que se firma y conserva el Notario, y que actualmente, las escrituras se leen, firman y protocolizan en formato papel, sin perjuicio de que las copias de las mismas, cada vez más, circulen en formato electrónico, como por ejemplo en los poderes para pleitos.

 

La transformación digital del documento notarial, pese a lo que podría pensarse, no comenzó con desmaterialización de la escritura matriz y se expandió a las copias de la misma. Ha sido a la inversa: la escritura matriz se mantiene íntegramente en soporte físico, y se tiende a la desmaterialización de las copias, que en un elevado porcentaje, son electrónicas.

 

Las copias de escrituras notariales no son solamente ese conjunto de folios con sellos y la firma del Notario al final, que van en una carpeta de color normalmente ocre o beige, y que se guarda en casa con la documentación, digamos, importante. Esa copia que supone, una vez entregada al cliente, que todo el trámite del negocio jurídico se ha realizado correctamente y sin problemas. Esa copia física, en muchas ocasiones, simboliza el final de la actuación del Notario.

 

Pero aunque las copias notariales son eso, también son algo más, al menos las copias electrónicas: son los instrumentos digitales de los que se sirven tanto el otorgante como el Notario para realizar trámites digitales. No son el fin de la actuación, sino parte (o partes) intermedias de la misma. Son instrumentos valiosísimos para conseguir fines telemáticos: presentación en el Registro de la Propiedad, pago de impuestos, etc.

La normativa notarial está pensando en el soporte papel

 

 

Debemos partir de la idea de que la normativa notarial presupone que las escrituras matrices y sus copias se realizan en formato papel. Concretamente, el artículo 152 del Reglamento Notarial dice que los instrumentos públicos deberán extenderse con caracteres perfectamente legibles, pudiendo escribirse a mano, a máquina o por cualquier otro medio de reproducción, cuidando de que los tipos resulten marcados en el papel en forma indeleble.

 

Otras previsiones de la normativa notarial también presuponen que el documento se realice en papel, determinando incluso el número de líneas por cara y aproximadamente el de sílabas. Por ejemplo, y sin ánimo de ser exhaustivo:

 

El artículo 17 de la Ley dice por ejemplo que se entiende por protocolo la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año, y se formalizará en uno o más tomos encuadernados y foliados en letra.

 

El artículo 25 de la Ley en su primer inciso dice que los instrumentos públicos (…) se escribirán con letra clara, sin abreviaturas y sin blancos. Matiza el artículo 151 del Reglamento que no se refieren a las iniciales, abreviaturas y frases reconocidas comúnmente por tratamiento, títulos de honor, expresiones de cortesía, de respeto o de buena memoria, ni se reputarán blancos los espacios que resulten al final de una línea cuando la siguiente empiece formando cláusula distinta; pero en este último caso deberá cubrirse el blanco con una línea de tinta.

 

El artículo 26 de la Ley dice que serán nulas las adiciones, apostillas, entrerrenglonaduras, raspaduras y testados en las escrituras matrices. Matiza el artículo 152 del Reglamento que los interlineados deberán hacerse o salvarse siempre a mano, por el propio Notario.

 

El artículo 155 del Reglamento, además de tratar los márgenes en blanco necesarios para notas y para encuadernar, dice que el número de líneas deberá ser el de veinte en la plana del sello y veinticuatro en las demás, a base de quince sílabas por línea aproximadamente.

 

Los aranceles notariales todavía establecen la base de minutación en función de los folios de la actuación notarial. Por ejemplo, el Número 7 dice que los folios de matriz, a partir del quinto folio inclusive, devengarán 3,005061 euros por cara escrita. El Número 4.1, relativo a las copias autorizadas dice que devengarán 3,005061 euros por cada folio o parte de él, pero a partir del duodécimo folio inclusive, se percibirá la mitad de la cantidad anterior. El Número 4.2 dice que las copias simples devengarán a razón de 0,601012 euros por folio.

 

Pero no sólo la normativa notarial parte de esa idea del papel, también la normativa fiscal. De hecho, el papel en que se redactan las escrituras públicas no es un papel común: es timbrado, existiendo incluso un tributo, compatible con los demás, que grava exclusivamente con cuota fija las matrices y copias autorizadas (no las simples) de escrituras, actas y testimonios, según el artículo 31.1 del TRITPAJD, a razón de 0,30 euros por pliego o 0,15 euros por folio a elección del fedatario. En ese sentido, el artículo 154 del Reglamento notarial, en su primer inciso, dice que los instrumentos públicos, a excepción de las pólizas, se extenderán en el papel timbrado correspondiente.

 

 

La introducción de la posibilidad de soporte electrónico de las escrituras matrices

 

 

Aunque en las Jornadas de Derecho Digital NotarTIC ya se habló sobre la conveniencia o no de adoptar un sistema de matriz digital, el objeto de este post no es reiterar el contenido de dicha ponencia, sino analizar la cuestión desde el punto de vista de la normativa vigente.

 

Las sucesivas reformas de la normativa notarial han ido introduciendo la tecnología en los despachos notariales, pero no fue hasta la Ley 24/2001, que entró en vigor el 1 de enero de 2002, que se menciona ya la posibilidad de una matriz y un protocolo electrónico en el artículo 17 bis, números 1 y 2 de la Ley, que dice lo siguiente:

 

1. Los instrumentos públicos a que se refiere el artículo 17 de esta Ley, no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del Notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes, obtenida la de aquél de conformidad con la Ley reguladora del uso de firma electrónica por parte de Notarios y demás normas complementarias.

 

2. Reglamentariamente se regularán los requisitos indispensables para la autorización o intervención y conservación del instrumento público electrónico en lo no previsto en este artículo. En todo caso, la autorización o intervención notarial del documento público electrónico ha de estar sujeta a las mismas garantías y requisitos que la de todo documento público notarial y producirá los mismos efectos. En consecuencia:

 

a) Con independencia del soporte electrónico, informático o digital en que se contenga el documento público notarial, el Notario deberá dar fe de la identidad de los otorgantes, de que a su juicio tienen capacidad y legitimación, de que el consentimiento ha sido libremente prestado y de que el otorgamiento se adecua a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los otorgantes o intervinientes.

 

b) Los documentos públicos autorizados por Notario en soporte electrónico, al igual que los autorizados sobre papel, gozan de fe pública y su contenido se presume veraz e íntegro de acuerdo con lo dispuesto en esta u otras leyes.

 

Estas previsiones legales únicamente están dando espacio y reconocimiento jurídico al documento matriz electrónico en su aspecto teórico, ya que la misma norma que introdujo esta posibilidad, a la vez la pausó, pues la Disposición Transitoria 11, dice expresamente que hasta que los avances tecnológicos hagan posible que la matriz u original del documento notarial se autorice o intervenga y se conserve en soporte electrónico, la regulación del documento público electrónico contenida en este artículo se entenderá aplicable exclusivamente a las copias de las matrices de escrituras y actas así como, en su caso, a la reproducción de las pólizas intervenidas. Por tanto, únicamente entendemos aplicables los números 3 y siguientes del artículo 17 bis, que son los que se ocupan de las copias electrónicas.

 

De hecho, el soporte exclusivamente electrónico en el Reglamento Notarial sólo lo encontramos, a excepción del Índice Único Informatizado, en el inciso final del artículo 264 del Reglamento Notarial que dice que transcurrido un año desde el cierre anual de cada una de las secciones del Libro Indicador el Notario podrá reproducirlas en un archivo informático que garantice su conservación y reproducción, procediendo en tal caso a la destrucción del soporte papel correspondiente. Pero este Libro Indicador no tiene carácter protocolar.

 

 

Los datos en soporte electrónico de la Notaría no son protocolo

 

 

Por supuesto, en ningún caso estamos tratando como protocolo electrónico el conjunto de datos electrónicos que ya tenemos en nuestros ordenadores (borradores, escrituras matrices o base de datos de documentos), aunque debamos especificarlo en la entrega de protocolo al tomar posesión: no tiene ni garantías, ni tratamiento adecuado ni compatibilidad para ser la base del protocolo electrónico.

 

Pese a no haber un protocolo electrónico, la existencia de facto de una gran cantidad de información que se envía y recibe de manera telemática obligó al Notariado a regular su existencia y entrega en caso de vacante: el contenido del acta de entrega de protocolos, en la que deberá constar, entre otras cuestiones, el nombre de los principales programas informáticos existentes, la identificación de los ficheros y soportes informáticos entregados, listado de soportes electrónicos depositados en la Notaría y relación de empleados titulares de certificado digital de la Agencia Notarial de Certificación, certificado que siempre deberá ser revocado por el Notario cesante.

 

Las ideas fundamentales son la comunicación al Notario sucesor de la infraestructura informática, con objeto de asegurar o al menos facilitar la compatibilidd, y la prohibición de extraer datos informatizados por el Notario saliente.