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Traslado a papel de copias electrónicas notariales

20 jun. 2017
04 Traslado a papel

Pese a que ya se han tratado en este blog cuestiones relativas a las copias electrónica, como en este post sobre las copias de las escrituras notariales, en este relativo a la relación entre matriz y copia o en este relativo a las copias de los poderes para pleitos, una de las cuestiones que no ha quedado zanjada es el régimen del traslado a papel de la copia electrónica. 

 

Las copias auténticas electrónicas de las escrituras públicas

 

Las copias de escrituras notariales son las reproducciones literales de la escritura matriz expedidas con las formalidades legales, que son las previstas en el artículo 17.1 de la Ley del Notariado y en los artículos 221 a 249 del Reglamento Notarial. 

 

Como traté en este post sobre las copias de las escrituras notariales, hay dos tipos de copias: las denominadas copias autorizadas, que se expiden en papel timbrado, tienen el mismo valor y efectos que las escrituras públicas de las que son reproducción, y las copias simples, que se expiden en papel del Colegio Notarial y que carecen de los efectos de copia autorizada, siendo su función y efectos meramente informativas.

Las copias pueden constar en soporte papel o electrónico. Las copias autorizadas en soporte papel deberán estar signadas y firmadas por el Notario que las expide, mientras que si estuvieran en soporte electrónico, deberán estar autorizadas con la firma electrónica reconocida del Notario que la expide. 

Como ocurre en relación a las escrituras matrices, el Reglamento Notarial presupone el soporte papel, y cuando se introdujo por la Ley 24/2001 la posibilidad de la matriz y copia electrónica, se suspendió por la Disposición Final 11 las normas del artículo 17 bis relativas a la matriz digital, pero no las relativas a la copia electrónica, que son las de los números 3 y siguiente. Luego, el artículo 224.4 del Reglamento Notarial desarrolla esos conceptos.

Por tanto, la copia electrónica sí coexiste con la física, pero sin que exista un régimen de prevalencia de una sobre otra. Ambas producen el mismo efecto, si bien por lógica, cuando se exija la presentación telemática, por ejemplo, en el Registro de la Propiedad, la copia será electrónica. 

 

Las copias electrónicas expedidas, remitidas y recibidas entre Notarios

 

El artículo 17 bis 3 de la Ley es prácticamente reproducido sin modificaciones en el Reglamento Notarial, ambos redactados en el año 2007 y siendo la norma de base para esta redacción la Ley 24/2001. 

Parte de la idea de que no es lo mismo expedir la copia que remitirla electrónicamente, pero sin embargo dice que el Notario que expida la copia autorizada electrónica será el mismo que la remita. Y este Notario será el autorizante de la matriz o quien le sustituya legalmente.

Las copias electrónicas, autorizadas y simples, se entenderán siempre expedidas a todos los efectos incluso el arancelario por el Notario titular del protocolo del que formen parte las correspondientes matrices y no perderán su carácter, valor y efectos por el hecho de que su traslado a papel lo realice el Notario al que se le hubiese enviado.

 

En la expedición de las copias autorizadas electrónicas se hará constar expresamente la finalidad para la que se expide, siendo sólo válidas para dicha finalidad, y su destinatario. De hecho, incluso el Reglamento Notarial decía que estas copias una vez expedidas tendrían un plazo de validez de sesenta días a contar desde la fecha de su expedición, pero dicho inciso en relación a su duración fue anulado en el año 2008 por el Tribunal Supremo.

 

Según el artículo 224.4 del Reglamento Notarial, el traslado a papel de las copias autorizadas expedidas electrónicamente sólo podrá hacerlo el Notario al que se le hubiesen remitido, para que conserven la autenticidad y la garantía notarial. Dicho traslado se extenderá en folios timbrados de papel de uso exclusivo notarial, con expresión de su nombre, apellidos y residencia, Notario que expide la copia, fecha de su expedición y de traslado a papel y números de los folios que comprende, bajo su firma, sello y rúbrica.

 

Pero hay que tener en cuenta que el traslado a papel de una copia electrónica no es obligatorio. De hecho, el Notario destinatario de una copia autorizada electrónica podrá, según su finalidad:

 

Incorporar a la matriz por él autorizada el traslado a papel de aquélla, haciéndolo constar en el cuerpo de la escritura o acta o en diligencia correspondiente.

 

Trasladarla a soporte papel en los términos indicados, dejando constancia en el Libro Indicador, mediante nota expresiva del nombre, apellidos y residencia del Notario autorizante de la copia electrónica, su fecha y número de protocolo, así como los folios en que se extiende el traslado y su fecha.

 

Reseñar su contenido en lo legalmente procedente en la escritura o acta matriz o póliza intervenida.

 

Una vez realizado el traslado a papel, el Notario remitirá telemáticamente al que hubiese expedido la copia electrónica, el traslado a papel, para que aquel lo haga constar por nota en la matriz.

 

En cuanto a la responsabilidad por la concordancia, el Reglamento distingue dos supuestos: concordancia matriz-copia y copia-traslado: La coincidencia de la copia autorizada expedida electrónicamente, con el original matriz, será responsabilidad del Notario que la expide electrónicamente, titular del protocolo del que forma parte la correspondiente matriz. La responsabilidad de la coincidencia de la copia autorizada electrónica con la trasladada al papel será responsabilidad del Notario que ha realizado dicho traslado.

 

Las copias electrónicas recibidas por otros sujetos

 

Las copias electrónicas sólo podrán expedirse para su remisión a otro Notario, pero también a un registrador o a cualquier órgano judicial o de las Administraciones Públicas, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. Coincide aquí también la normativa notarial con el artículo 110 de la Ley 24/2001.

 

Los registradores, así como los funcionarios competentes de los órganos jurisdiccionales y administrativos, destinatarios de las copias autorizadas electrónicas notariales podrán trasladarlas a soporte papel a los únicos y exclusivos efectos de incorporarlas a los expedientes o archivos que correspondan por razón de su oficio en el ámbito de su respectiva competencia.

 

En relación a otras personas físicas o jurídicas, traté en este post la posibilidad de que estos recibieran copias electrónicas directamente del Notario. La conclusión fue que de momento los particulares no pueden ser destinatarios directos de copias autorizadas electrónicas. Quizás por la deficiente regulación de la copia simple electrónica, todavía pensando en una asimilación a la copia física, o quizás por la falta de comunicación segura habilitada.

 

El traslado a papel para que la copia circule de manera independiente

 

 

Una de las materias cuya discusión permite el artículo 224 es si puede el Notario trasladar a papel cualquier copia para, simplemente, entregarla al otorgante interesado.

 

Las posiciones son dos: una, que el Notario únicamente puede recibir la copia y trasladarla a papel en relación a otra escritura que el mismo Notario va a autorizar, de modo que la copia trasladada a papel no puede circular en el tráfico. La otra opción es entender que en el momento en que se trasladaba a papel, esa copia tenía entidad propia y podía ser objeto de circulación en el tráfico sin ningún impedimento.

 

En mi opinión, caben argumentos para ambas, pues la primera se basa en una interpretación literal de la norma según el momento de su aprobación, y la segunda se basa en la finalidad actual de la norma hoy en día, o lo que es lo mismo: la realidad social del tiempo en que debe ser aplicada. Dicho de otro modo: el Reglamento dice lo que dice, pero diez años después quizás la práctica notarial y el cambio social hacia “lo electrónico” permitan extender la interpretación.

 

La interpretación literal parte de la idea de que el artículo 224 del Reglamento Notarial no dice expresamente en ningún momento que esas copias puedan entregarse a particulares, a la vez que parece ceñir la regulación del traslado a papel a documentar el concreto negocio para cuya finalidad se expidió la copia. De hecho, de las tres formas en que permite actuar al notario receptor de la copia electrónica el 224, dos se centran en trasladar a papel o reseñar para otorgar una escritura por el propio notario receptor de la copia, por lo que la tercera podría perfectamente entenderse que va ligada a ese otorgamiento, como por ejemplo trasladar a papel un testamento no para incorporar, sino para acompañar a una escritura de herencia.

 

La cuestión quizás no plantee dudas respecto de los documentos que contienen o se otorgan para una finalidad concreta, como por ejemplo, un poder especial para vender una finca determinada. El problema se plantea de documentos que circulen y que puedan servir, como los poderes generales, para la realización de múltiples negocios jurídicos.

 

Y aquí volvemos al artículo 224 del Reglamento Notarial y al artículo 17 bis de la Ley del Notariado, en que se indica claramente que la emisión de la copia electrónica debe indicar una finalidad. Si entendemos que una finalidad en sí misma puede ser “su entrega al interesado”, habrá que admitirlo, pero si entendemos que la finalidad es el negocio jurídico concreto que se pretende realizar con la copia, no cabría esa amplitud de determinación de la finalidad, sino que habría que expedirla “para el otorgamiento de escritura de ratificación” por ejemplo, y, agotada esa finalidad, agotado el valor de la copia electrónica. Pero no del poder general del que se ha expedido la copia, claro. La entrega al apoderado sería entonces un medio para usar el poder, no una finalidad.

 

Dicho de otro modo, el poder, como escritura pública, documenta el negocio jurídico, y la copia autorizada es un título de legitimación frente a terceros. Para las copias en soporte papel, el Reglamento Notarial no impone limitaciones, pero para la copia electrónica sí, como es su expresar su finalidad y el destinatario. Debemos recordar aquí, que tanto el Reglamento Notarial como la Ley 24/2001 establece claramente que el destinatario de la copia es el Notario, no el particular.

 

Por tanto, lo que se limitaría por el Reglamento no es el poder, sino el título de legitimación. Es la misma distinción que subyace entre poder y mandato. Cada mandato concreto no está plasmado en el poder. El poder es lo que delimita el ámbito de actuación ad extra, y lo es para todos los posibles mandatos concretos cuyas facultades permita realizar el poder. "Hacer la herencia de la abuela" sería un mandato. "Vender la finca de naranjos" otro mandato. El poder en sí mismo no tiene finalidad, lo tiene cada uno de los mandatos que el mandante encargue al mandatario. Si no hay mandato, aunque haya poder, no hay finalidad, al menos en la relación interna. En la relación externa sí hay título de legitimación, y no parece haber problema en su limitación. Es como si un poder general se limitara por el poderdante a que el apoderado presentara una autorización con firma legitimada para actuar.              

 

 

¿Pero todo esta discusión tiene sentido?

 

 

Pues quizás no, porque la práctica notarial mayoritaria lo admite sin duda, siendo la limitación literal más un ejercicio teórico que práctico. En el Reglamento Notarial, como se ha expuesto, hay cabida a interpretar que el artículo 224 no prevé, pero tampoco prohibe, el traslado a papel para su entrega al interesado. Quizás porque en el momento en que se aprobó el Reglamento Notarial se sobreentendió que era así, o quizás porque no se pensó en esa vía de circulación de la copia.

 

Pero lo cierto es que, si atendemos al artículo 3.1 del Código Civil, debemos valorar que las normas se deben interpretar no solo según el sentido propio de sus palabras, sino también, entre otros factores, en relación con la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo al espíritu y finalidad de aquellas. Y es perfectamente defendible que la finalidad y el espíritu de la norma fue facilitar el tránsito de copias entre notarías distantes.

 

Ahora bien, si lo admitimos, dejaría de tener sentido que el resto de documentos notariales no circulen o se trasladen a papel del mismo modo, como testimonios de legitimación de firmas, para los cuales no existe posibilidad técnica de envío y recepción, ni tampoco norma reglamentaria que determine cómo se debe hacer y comunicar el traslado a papel.

 

Otra cuestión distinta, y quizás la más importante, es: ¿es esa la forma en la que queremos que circulen y se cotejen nuestras copias electrónicas?  En mi opinión, hablar de trasladar a papel copias electrónicas es un parche y un atraso. Lo que debe estudiarse es la posibilidad de circulación de la copia al particular, dando una forma segura de cotejo y conservación de la misma. Pero eso dará para otro post en el futuro.