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Los poderes belgas y la apostilla electrónica del Convenio de La Haya

18 mar. 2019
3 Apostilla electrónica y Bélgica

Uno de los documentos que más autorizamos y recibimos los notarios son los poderes, ya sean estos para ser utilizados en el propio estado del lugar del otorgamiento o de un tercer estado, sea o no miembro de la Unión Europea.

 

En este contexto, recientemente ha habido un importante cambio en la circulación de los documentos notariales que proceden de Bélgica, siendo especialmente relevante la cuestión cuando afecta a documentos de apoderamiento otorgados en Bélgica que pretenden ser utilizados en territorio español. Voy a tratar de exponer de manera breve el régimen de dichos documentos en la actualidad

 

 

Aplicación del Convenio de La Haya

 

 

El Convenio de La Haya XII de 5 de octubre de 1961 se aplica a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante, considerándose como tales entre otros los documentos notariales. Certificará la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente.

 

No será de aplicación el régimen de la Apostilla, según el artículo 3 párrafo 2 cuando las leyes, reglamentos, usos en vigor o un acuerdo entre Estados dispensen de legalización al documento o cuando le sea aplicable régimen convencional internacional más favorable. Entendemos que los documentos notariales de los que hablamos no están incluidos en un régimen de circulación del documento más favorable que el de la Apostilla o de exención de la misma.

 

La apostilla evoluciona a la apostilla electrónica desde la celebración de la Comisión Especial de la Conferencia de La Haya celebrada en el año 2003 que destacó que la utilización de las tecnologías de la información podrían tener efectos positivos en la mayor eficacia de los procedimientos de expedición, registro y verificación de las Apostillas. Por tanto, el régimen de la apostilla electrónica no tiene como finalidad propia directa facilitar la circulación del documento apostillado, sino dar mayor eficiencia al proceso propio de la apostilla.

 

 

Apostilla electrónica y notariado belga

 

 

Los notarios belgas, cuando el país receptor del documento está incluido dentro del régimen de La Haya, solo pueden presentar los documentos notariales para apostillar, quedando excluida la legalización diplomática. 

 

La apostilla de documentos notariales es exclusivamente electrónica, sin que quepa bajo ningún concepto la apostilla a documentos en papel. Esa ha sido la novedad desde mediados de 2018, sin que haya habido cambio correlativo de la normativa notarial sobre la forma de los documentos, hasta donde yo sé.

 

El proceso de apostilla es íntegramente electrónico: el notario remite una copia electrónica del documento (no sabemos de qué tipo, ni cómo, ni con qué tipo, en su caso, de firma electrónica) y dicha copia queda archivada en el sistema, oficial y público. 

 

El sistema emite la apostilla electrónica y devuelve al notario la URL de la apostilla electrónica, a la que se puede acceder también a través de un código QR que consta en la propia apostilla. El consultante puede visualizar el documento enviado por el notario con y sin apostilla, descargarlo e imprimirlo.

 

La misma apostilla electrónica (como la ordinaria) dice que no garantiza la autenticidad del contenido del documento.

 

 

Validez de la apostilla electrónica en España

 

 

La apostilla electrónica belga es obligatoriamente válida en España, por lo que no se puede desconocer aquí los efectos de esa apostilla electrónica, aunque nosotros no la tengamos disponible para documentos notariales.

 

En el artículo 9 del Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre y el artículo 13 de la Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, por la que se crea y regula el Registro Electrónico de Apostillas se reconoce que tendrán plena validez en España las Apostillas Electrónicas válidamente emitidas por las Autoridades con competencia para realizar el trámite de legalización única o Apostilla de otros Estados contratantes del Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961.

 

Pero lo que es obligatorio es admitir la apostilla, no el formato del documento que ha sido apostillado, que no ha sido alterado en la normativa belga y por tanto debe circular conforme a las reglas generales no alteradas por la naturaleza física o electrónica de la apostilla. Debemos matizar y dejar claro que rechazar la forma de presentación del documento no significa rechazar la apostilla electrónica.

 

El documento deberá ser presentado en España de acuerdo con las formalidades del lugar de destino, y por tanto, hoy por hoy, lo más seguro es entender que debe ser presentado en formato físico, desechando la idea de admitir simplemente la remisión al documento electrónico subido a la web y aplicando todos los requisitos que solemos aplicar para asegurarnos de que se cumpla el principio de equivalencia, no solo en relación al funcionario, sino también a la forma. 

 

Es cierto, no obstante, que cumpliendo el principio de equivalencia, la forma determinada por el Estado de origen, y aceptada por éste, debe ser aceptada también en el Estado de destino, pero dudosamente puede ser calificado de auténtico un documento (o copia del mismo) en papel, convertido y remitido en formato electrónico a una página web interna belga, probablemente si quiera sin firma electrónica, y cuya única misión, lejos de ser la circulación del documento, es la obtención de la apostilla electrónica, por lo que esta situación me hace dudar mucho sobre su aceptación en España. Debemos tener en cuenta además que la remisión a ese Registro se produce a los únicos efectos de obtener la Apostilla electrónica, que, como hemos visto, no está pensando en la circulación del documento… ni internacional ni siquiera interna entre los propios notarios belgas.

 

Además, el notariado belga no tiene prohibida la emisión de copias en papel de estos documentos, razón por la cual es posible y lógico solicitar, como hasta ahora, una copia en papel del documento que se ha enviado electrónicamente a apostillar. Es más, consultados algunos compañeros belgas, comentan que han recibido instrucciones de su Notariado de expedir copias en papel, aunque todavía podemos encontrar algunos reticentes o desconocedores de esta situación.

 

 

¿Qué debemos pedir?

 

 

La cuestión es cómo casar ese documento en papel con el depositado en el servicio belga de apostillas. Hay dos opciones: 

 

Primera, el cotejo se realiza por el notario español, indicando que ha recibido la copia autorizada en papel y que ha comprobado que es el mismo documento que consta apostillado en la web oficial (lo que implica aceptar, técnicamente, un documento en papel sin apostilla directa, o con apostilla por remisión). 

 

Segunda, que se solicite al notario belga que emita la copia en papel con una diligencia o nota en la que diga que una copia ha sido remitida electrónicamente para su apostilla electrónica y así tener en el documento en papel la propia coordinación.

 

 

La diferencia del régimen de Estonia

 

 

Finalmente, recordemos que desde el 1 de diciembre de 2017 Estonia introdujo también el sistema de Apostilla electrónica de documentos notariales, si bien sin abandonar el sistema tradicional de Apostilla en formato papel, por lo que presenta notables diferencias con el régimen belga. 

 

De hecho, coexiste la apostilla tradicional en papel, la certificación de un documento en soporte papel con apostilla electrónica (en cuyo caso el documento en papel se escanea y se admite que dicho escaneo tiene el concepto de documento público a estos efectos), la certificación de un documento en soporte electrónico con apostilla en papel (en cuyo caso el documento electrónico se imprime con el certificado añadido al mismo y se admite que dicho documento impreso tiene el concepto de documento público a estos efectos), y finalmente la certificación de un documento electrónico con apostilla electrónica.

 

La variedad de formatos obedece a una previsión del notariado estonio de que no todos los países destinatarios van a admitir los mismos documentos, por lo que dando cabida a todas las variantes, quien necesite la apostilla electrónica podrá obtener sin duda un documento que sea aceptado sin fisuras en el país de destino del documento, siendo todos los procesos cotejables online.