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La circulación de documentos públicos en el Reglamento 2016/1991

25 mar. 2019
4 Reglamento 20161191

Parece bastante claro, al tenor de lo visto en materia de circulación de documentos en los últimos Reglamentos sobre Régimen Económico Matrimonial y Efectos Patrimoniales de las Uniones de Hecho registradas, o en Bruselas II bis, entre otros, la idea que subyace hoy en día en el legislador europeo  es la de facilitar la circulación de los documentos, de ahí que el pasado 16 de febrero de 2019 entrara en vigor el Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo de 6 de julio de 2016 por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea, quedando los documentos incluidos en su ámbito de aplicación exentos de toda forma de legalización y trámite similar, según su artículo 4 y el Considerando 19.

 

 

Exención pero compatibilidad con la Apostilla de La Haya

 

 

Se basa en el principio de confianza mutua para establecer un sistema de mayor simplificación de los trámites administrativos para la circulación de determinados documentos públicos y de sus copias certificadas cuando dichos documentos públicos y sus copias certificadas los expida la autoridad de un Estado miembro para su presentación en otro Estado miembro, eliminando para ellos como hemos visto el requisito de la Apostilla o cualquier otro similar. 

 

Es, por tanto, uno de los supuestos en que el régimen del Convenio de La Haya cede ante otro sistema más sencillo, si bien, como dice el Considerando 4, el sistema del Reglamento debe entenderse sin perjuicio de que las personas puedan seguir acogiéndose, si así lo desean, a otros sistemas por los que se exima de legalización o trámite similar a los documentos públicos y que se apliquen entre los Estados miembros, así como también al régimen de la Apostilla de La Haya, según aclara el Considerando 5.

 

De hecho, añade que si lo dispuesto en el Reglamento entra en conflicto con otro acto de la Unión que regule aspectos específicos de la simplificación de los requisitos de presentación de documentos públicos simplificándolos aún más, debe prevalecer lo dispuesto en el acto de la Unión que dispone una mayor simplificación.

 

 

Documentos a los que se aplica

 

 

El Reglamento no obstante, no se aplica a todos los documentos públicos, sino únicamente a los relativos al estado civil de las personas, como el nacimiento, que una persona está viva, la defunción, el nombre, el matrimonio, el divorcio, la separación judicial, la anulación del matrimonio o a la unión de hecho y su cancelación, la filiación, la adopción, el domicilio o residencia, la nacionalidad y la ausencia de antecedentes penales, según el artículo 2. 

 

A los efectos del Reglamento, se entiende por documento público, conforme al artículo 3.1 entre otros los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario público, los administrativos y las actas notariales, y tanto se expidan en soporte papel como electrónico. En este sentido, el artículo 17.2 del Reglamento dice que debe entenderse sin perjuicio de la aplicación del Derecho de la Unión sobre firmas electrónicas e identificación electrónica. 

 

Según el artículo 24, los Estados miembros comunicarán, entre otras, a la Comisión las lenguas que van a aceptar para los documentos públicos que se presenten a sus autoridades, una lista indicativa de los documentos públicos que entran en el ámbito de aplicación del presente Reglamento, la lista de los documentos públicos a los que pueden adjuntarse impresos estándar multilingües como ayuda adecuada a la traducción.

 

 

Impresos estándar multilingües

 

 

Se regulan también impresos estándar multilingües para que se utilicen como ayuda a la traducción adjuntos a determinados los documentos públicos, matizando el artículo 12 que el Portal Europeo de e-Justicia incluirá, para cada Estado miembro, modelos de impresos estándar multilingües relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil) y, en su caso, a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia y a la ausencia de antecedentes penales, y establecidos de conformidad con el presente Reglamento en todas las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión.

 

El problema es que el formato multilingüe que recogen los anexos del Reglamento no es obligatorio en la expedición de los documentos por el país de origen, ni se regula como absolutamente necesario para la circulación, a diferencia de los certificados plurilingües estandarizados sobre estado civil a los que estábamos acostumbrados. 

 

El Reglamento recoge la traducción como una ayuda, pero por un lado admite la traducción jurada del documento y también que cada Estado comunique a la Comisión las lenguas en las que aceptará los documentos. 

 

Por tanto, entiendo que deben ser aceptados los documentos que vengan con modelo plurilingüe, los que vengan con traducción jurada suficiente y los que vengan redactados en lengua que el Estado español haya comunicado como oficial, que entiendo que será el castellano. La duda es si el notario que debe recibir un documento de Francia y, por ejemplo, sepa francés, puede aceptar el documento en el idioma del país de origen sin traducción. Yo entiendo que sí.

 

 

Solicitud de información en caso de duda razonable

 

 

De acuerdo con los artículos 13 y 14, si las autoridades de un Estado miembro en el que se presente un documento público o su copia certificada albergan dudas razonables sobre la autenticidad de dicho documento público o de su copia certificada, seguirán los siguientes pasos para disipar su duda: primero comprobar los modelos disponibles de los documentos en el repositorio del IMI (Sistema de Información del Mercado Interior establecido por el Reglamento (UE) 1024/2012 ) y si persiste la duda, formularán una solicitud de información a través del IMI.