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Acta notarial de depósito de documentos electrónicos

10 dic. 2014
Depósito

Como ya traté en el relativo a las actas notariales de redes sociales e internet en general, la última gran reforma del Reglamento Notarial del año 2007, intentó conjugar las actas tradicionales en soporte papel con las entonces incipientes en formato electrónico. Desde entonces, poco se ha avanzado en la materia, y hemos tenido que acudir los notarios a un aprendizaje forzoso a medida que los clientes solicitaban nuevos tipos de acta en los despachos notariales, relacionadas a teléfonos móviles primero, y a smartphones e internet posteriormente.

 

Acta notarial de depósito de documentos electrónicos.

 

Se regula en el artículo 216 del Reglamento Notarial, como una parte del artículo que regula los depósitos en general. Dicho artículo, en su vertiente informática quizás sea uno de los artículos del Reglamento Notarial que menos notarios han aplicado. Hasta creo que se han hecho más legitimaciones de firmas electrónicas reconocidas, con arreglo al artículo 261, que este tipo de actas. Dice ese artículo, en lo que a la vertiente electrónica se refiere, lo siguiente: 

 

“El depósito notarial de documentos que estén extendidos en soporte informático se regirá además por las siguientes normas:

 

1.º El soporte digital que contenga un documento electrónico se entregará en depósito al notario, por el plazo y condiciones que convenga éste con el requirente o requirentes; en el acta de depósito, o en el documento en que deba quedar unido, bastará con hacer referencia depósito con reseña de las características del documento electrónico y de su soporte, tales como su fecha, formato y su extensión, si las tiene, la unidad de medida, en su caso, así como las demás características técnicas que permitan identificarlos.

 

2.º La Dirección General de los Registros y del Notariado en los términos previstos en el artículo 113.3 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, podrá acordar, cuando innovaciones técnicas lo hagan aconsejable, el traslado sistemático del contenido de documentos informáticos depositados a un nuevo soporte, más adecuado para su conservación, lectura o reproducción, dictando las normas que garanticen la fiabilidad de las copias. En todo caso, deberá citarse a los interesados, quienes podrán oponerse retirando el documento.

 

También podrá realizarse, con la misma finalidad, el traslado a un nuevo soporte a instancia de la persona que depositó el documento o sus causahabientes. El traslado del contenido del documento deberá hacerse por medios técnicos adecuados que aseguren la fiabilidad de la copia.”

 

El acta se refiere realmente a un depósito del soporte.

 

Presupone este acta que un cliente entra al despacho físicamente con un soporte físico que contiene documento en formato electrónico. Eso implica que el Reglamento está pensando en que el Notario reciba el soporte y lo custodie, por el tiempo pactado, tal y como se reciben y custodian otros objetos. 

 

Por tanto, lo que se deposita es el soporte y meramente se reseña lo verdaderamente importante, el archivo electrónico. Dicho de otro modo: ¿Qué quiere el requirente que el notario custodie, el soporte o el documento? Claramente, el documento electrónico ¿Y qué es lo que se deposita? El soporte digital que lo contiene. ¿Y dónde queda la voluntad y utilidad del requirente?.

 

Por lógica, en esas fechas probablemente se estaba pensando en CD, DVD o en memorias USB. No obstante, no es descabellado pensar incluso en diskettes o cintas magnéticas, porque ¿no es un soporte físico susceptible de almacenar, por ejemplo, una imagen de poca resolución antigua? Esto último es una exageración. Un tanto realista, pero una exageración al fin y al cabo, ya que  el Reglamento Notarial dice lo que dice: centra el acta en el depósito de un soporte.

 

Traslado o cambio del soporte entregado por el depositante.

 

Faculta el Reglamento a la Dirección General de los Registros y del Notariado para acordar, cuando innovaciones técnicas lo hagan aconsejable, el traslado sistemático del contenido de documentos informáticos depositados a un nuevo soporte, más adecuado para su conservación, lectura o reproducción, dictando las normas que garanticen la fiabilidad de las copias. También se prevé que pueda realizarse el traslado a un nuevo soporte a instancia de la persona que depositó el documento o sus causahabientes.

 

El Reglamento Notarial, con esa norma, puede generar problemas futuros, si algún día se comenzara de manera cotidiana y habitual a autorizar estas actas, pues lo soportes cambian rápidamente. Tan rápidamente, de hecho, que actualmente el soporte es prácticamente inexistente para el almacenamiento de información. Me refiero a soportes digitales como el CD o el DVD. Por eso, cualquier reforma en este tema debe prever y regular el depósito íntegramente electrónico, dotando al notariado de medios suficientes para no tener que estar cambiando de formato.

 

Cierto es que el interesado debe prestar su consentimiento, ya que deberá ser citado y oponerse, pudiendo entonces retirar el documento electrónico. Por si acaso, parece aconsejable que el notario que autorice dichas actas, incluya una cláusula especial para el caso de que el cliente no haya sido localizado por el Notario, pues en ese caso quedaría bloqueada el acta. Del mismo modo, habrá que prever dónde y cómo localizar al requirente.

 

A pesar de esta previsión, lo cierto es que poco puede aportar el cambio de soporte mientras no se produzca una conversión de formato de archivo, por lo que realmente, citar al cliente para cambiar soporte, y no formato, sería hasta superfluo. Un cambio de formato sí es un verdadero cambio en el documento, por lo que el consentimiento sí sería inexcusable.

 

De todos modos, de lo visto, resulta claro que el Reglamento Notarial se centra más en lo accesorio, que es el soporte, que en lo principal, que es el documento electrónico que se quiere depositar.

 

Entonces, ¿en que posición jurídica queda el documento electrónico en el acta?

 

Pues meramente accesoria: Si el soporte, por el paso del tiempo o por cualquier otra causa se deteriora, el depósito pierde toda su eficacia, ya que ni el depositante ni el Notario podrían acceder al mismo, y el Reglamento no permite que el Notario guarde copia de seguridad privada de dicho archivo. No lo permite, como digo, pero tampoco lo prohibe, si bien guardar una copia de seguridad sin haberlo pactado con el depositante, es una actuación sin encaje reglamentario ni legal, y que ni siquiera entraría dentro del concepto de diligencia del notario en la guardia del depósito.

 

Pero incluso aunque se pacte que el notario guarde una copia de seguridad, hay muchos problemas derivados: ¿Dónde guarda el notario dicha copia de seguridad? ¿Con qué medidas de seguridad y de protección de datos? ¿ Cómo se puede acceder a ella? ¿Cómo puede el depositante saber que es el mismo documento que se depositó? ¿Tiene eficacia jurídica esa copia si se deteriora el soporte principal?

 

Dicho todo esto, lo cierto es que es mejor eso que nada, pero la fe pública notarial no se extiende ni a la fecha de creación del documento electrónico, ni a quién es su autor, ni a su contenido. Quizás el único efecto importante sea su conservación notarial.

 

La entrega telemática de documentos electrónicos al Notario.

 

Toda esta problemática, recordemos, proviene de que el Reglamento no contempla ni que el cliente no entre física, sino telemáticamente, ni tampoco que el documento se entregue por esa misma vía. Ni de lejos se plantea el Reglamento Notarial la existencia de un hosting seguro notarial que permita eliminar la dependencia de un soporte físico, que sería lo ideal para este tipo de depósitos.

 

Esa debería ser una de las reformas más urgentes que en materia de redes debería afrontar el notariado, ya que lo que sucede es que actualmente, el cliente también entra electrónicamente a la notaría. O quizás todavía no entre de ese modo, pero comparezca con los datos de acceso a un servicio de almacenamiento en la nube o con un documento adjunto en un correo electrónico. Y para eso no parece preparado el Reglamento Notarial.

 

A pesar de todo, y forzando la interpretación, podría estudiarse extender la aplicación de este artículo a los supuestos de entrega por vía telemática de un archivo electrónico siempre que el compareciente, una vez comprobado que es el documento que quiere depositar, preste su consentimiento.

 

Condiciones del depósito de documentos electrónicos.

 

El depósito electrónico, como el resto de depósitos notariales, se constituirá por el plazo y condiciones que convenga el Notario con el requirente. Existe en este caso libertad de estipulación y pacto entre el Notario y el requirente porque el acta de depósito es de voluntaria aceptación para el Notario, que no está obligado a constituirse en depositante. Dicho de otro modo, es el único supuesto en que cabe la negación de la prestación del servicio notarial.

 

Continúa el artículo diciendo que en el acta de depósito bastará con hacer referencia al depósito con reseña de las características del documento electrónico y de su soporte, tales como su fecha, formato y su extensión, si las tiene, la unidad de medida, en su caso, así como las demás características técnicas que permitan identificarlos. Y aquí el Reglamento comete, a mi juicio, un error, que parte de no estar pensando en que el archivo electrónico es una realidad distinta del soporte en que este se asienta.

 

Finalmente, no veo inconveniente en imprimir, de ser posible y solicitarlo el requirente, el documento electrónico, ya sea un texto o una imagen, e incorporarlo al acta para hacer constar la correspondencia con lo depositado electrónicamente. Lo que dudo es de que, más allá de encarecer el acta y cabrear al cliente, vaya a servir de algo. De hecho, el propio artículo 198.2 no exige que las actas de documentos electrónicos incluyan una copia en papel protocolizada.

 

Acta de depósito de un programa informático.

 

Finalmente, se admite como supuesto especial, por razón del objeto, el depósito de un programa informático, del cual sí parece haber algún ejemplar en los protocolos de los notarios españoles. Escuetamente, el Reglamento dice que: “Si el objeto depositado fuera un programa informático cuyo contenido no pueda ser razonablemente conocido por el notario, éste sólo admitirá el depósito si el requirente depositante manifiesta que el contenido de aquel programa no es contrario a la ley o al orden público”.

 

Actas de constancia de un archivo informático.

 

Por ejemplo, el artículo 198.2 prevé las actas para dejar constancia de un archivo informático, aclarando que no sería necesaria la transcripción del contenido de éste en soporte papel, bastando con que en el acta se indique el nombre del archivo y la identificación del mismo con arreglo a las normas técnicas dictadas por el Ministerio de Justicia. 

 

Normas técnicas que huelga decir que no han llegado, y tampoco la Dirección General de los Registros y del Notariado ha determinado, como preveía también el artículo, los soportes en que deba realizarse el almacenamiento, y la periodicidad con la que su contenido debe ser trasladado a un soporte nuevo, tecnológicamente adecuado, que garantice en todo momento su conservación y lectura.

 

Diferencia entre las actas de presencia o protocolización de redes sociales y las de depósito.

 

La diferencia es clara, tanto por su objeto como por su eficacia y régimen. 

 

Por su objeto, porque el acta de redes sociales e internet se centra en dejar constancia de que el notario ha presenciado, o el cliente ha entregado al notario una captura de pantalla, la existencia de una determinada información en la Red. El objeto queda incorporado al acta de manera meramente accesoria, pues lo principal es la constancia de que esa imagen, texto, banner, etc. estaba expuesto públicamente en la Red en un momento determinado. De hecho, el requirente podrá ser o no titular de lo publicado en la Red, y podrá haber sido publicado por él o por un tercero. El acta de depósito de documento electrónico exige que lo depositado sea propiedad, o al menos esté en pacífica posesión del depositante. No se exige que haya habido comunicación pública ni que se haya podido acceder al objeto depositado previamente.

 

Por su eficacia, pues el acta de presencia da fe de lo que el notario ve, oye y percibe por sus sentidos, y el acta de protocolización que una cosa queda incorporada permanentemente al protocolo notarial a solicitud del requirente. El acta de depósito supone la recepción del documento electrónico para para su custodia, con posterior restitución al depositante o a quien este designe, siendo por tanto la custodia meramente temporal.

 

Finalmente, por su régimen, la admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, quien podrá imponer condiciones al depositante, no así el resto de actas.