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Las copias de las escrituras notariales

19 ene. 2015
Protocolo y copias

Es frecuente escuchar, tras la firma de una escritura, a algún otorgante preguntar “¿Y lo que acabamos de firmar se lo queda Vd.? ¿No nos lo llevamos?”. La respuesta es que sí y no respectivamente: La escritura se la queda el Notario y lo que se entrega a los comparecientes es una copia, puesto que el documento original, llamado escritura pública o matriz, se encuaderna y se queda depositado en el protocolo notarial.

Las copias son las reproducciones literales de esa matriz expedidas con las formalidades legales, que son las previstas en el artículo 17.1 de la Ley del Notariado y en los artículos 221 a 249 del Reglamento Notarial.

Precisamente esa es una de las ventajas de la actuación notarial: el documento original en el que estampan sus firmas y que el notario autoriza con su firma, rúbrica y signo, se queda para siempre y de manera segura depositado primero en la Notaría y después en los Archivos habilitados al efecto. De hecho, parte de los honorarios notariales que se cobran son para cubrir el coste que tiene la conservación del documento.

Eso implica que las partes no tienen por qué preocuparse si se destruye o pierde su copia, pues siempre se puede sacar otra. Tampoco tienen por qué preocuparse de que una de las partes altere o falsifique su copia, pues siempre se puede hacer un cotejo con el documento original, que, por supuesto, tiene prevalencia sobre las copias, pues en caso de que sean impugnadas en juicio, es preciso su cotejo con la escritura matriz, por el artículo 1220 del Código Civil.

 

Copias simples y autorizadas. 

 

Hay dos tipos de copias, las denominadas copias autorizadas, que se expiden en papel timbrado, tienen el mismo valor y efectos que las escrituras públicas de las que son reproducción, y las copias simples, que se expiden en papel del Colegio Notarial y que carecen de los efectos de copia autorizada, siendo su función y efectos meramente informativas.

Cada una de ellas tiene un valor y un alcance: Las copias simples, por ejemplo, son las que se acompañan a la autorizada al presentar a la Administración Tributaria la autoliquidación que corresponda al hecho imponible que conste en la escritura. Las copias autorizadas son las que deben presentarse al Registro de la Propiedad para la inscripción.

Las copias pueden ser totales o parciales: Es copia parcial la que expide el notario reproduciendo o trasladando únicamente parte de la matriz, y haciendo constar bajo su responsabilidad que en lo omitido no hay nada que amplíe, restrinja, modifique o condicione lo reproducido.

Además, las copias autorizadas pueden tener o no carácter ejecutivo: Según el artículo 233 del Reglamento Notarial y el artículo 517.2.4 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, sólo tiene carácter ejecutivo las primeras copias de escrituras expedidas con carácter ejecutivo y las segundas copias de escrituras expedidas con carácter ejecutivo, ya sea en virtud de mandamiento judicial y con citación de la persona a que deba perjudicar o su causante, ya sea con conformidad de las partes.

Como complemento de ello, los Notarios pueden también librar testimonios de determinados particulares de las matrices, haciendo constar el Notario que la parte no testimoniada no altera, desvirtúa o de algún modo modifica o condiciona la que sea objeto de testimonio. También puede expedirse este tipo de documentos en relación a la existencia de determinados documentos en la fecha que se indique.

 

Copias electrónicas de documentos notariales.

 

Las copias pueden constar en soporte papel o electrónico. Las copias autorizadas en soporte papel deberán estar signadas y firmadas por el notario que las expide, mientras que si estuvieran en soporte electrónico, deberán estar autorizadas con la firma electrónica reconocida del notario que la expide. 

Decía el Reglamento que una vez expedidas, las copias electrónicas tendrían un plazo de validez de 60 días a contar desde la fecha de su expedición, y, transcurrido este plazo podría expedirse nueva copia electrónica con igual finalidad que la caducada. Dicho párrafo fue declarado nulo por la Sentencia del Tribunal Supremo de 20 de mayo de 2008.

Las copias electrónicas, autorizadas y simples, sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano judicial o de las Administraciones Públicas, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. De este modo, hay copias simples electrónicas que se remiten, por ejemplo, a las Administraciones Tributarias autonómicas que solicitan información de un hecho imponible, y copias autorizadas electrónicas, que se remiten, por ejemplo, al Registro de la Propiedad o Mercantil.

Pero el destinatario de la copia autorizada electrónica puede ser otro notario: Por ejemplo, cuando se solicita una copia autorizada de un testamento o de un poder a otra notaría. En este caso, el Notario que recibe la copia puede optar por reseñar los datos de la copia electrónica recibida recibida o trasladarla a papel e incorporarla a la matriz que vaya a autorizar, haciéndolo constar en el cuerpo de la escritura o acta o en diligencia correspondiente. También puede trasladarla a soporte papel sin incorporarla a la escritura, entregándosela por ejemplo, al interesado. 

El traslado a papel sólo podrá hacerlo el notario receptor para conservar la autenticidad y la garantía notarial. Una vez realizado el traslado a papel, el notario lo comunicará al que hubiese expedido la copia electrónica, para que aquel lo haga constar por nota en la matriz.

Lo cierto es que los notarios fuimos pioneros en la implantación de la copia electrónica con plenos efectos jurídicos, equiparables absolutamente a las expedidas en soporte papel, y el aplicativo notarial de envío y remisión de copias electrónicas funciona bien.

 

¿Quién tiene derecho a obtener una copia?

 

Además de cada uno de los otorgantes de la escritura, tienen derecho a obtener copia todas las personas a cuyo favor resulte algún derecho y quienes acrediten, a juicio del notario, tener interés legítimo. Queda a juicio del Notario bajo su responsabilidad lo que se considera interés legítimo, lo cual además se debe entender restrictivamente. Muchas veces es uno de los puntos de más difícil concreción, pues apreciar interés legítimo puede ser extraordinariamente complejo, ya que se conjuga el secreto de protocolo con la protección de un derecho. 

Por eso existen multitud de resoluciones sobre ese interés legítimo, como por ejemplo en relación a las copias solicitadas por un socio de documentos de una mercantil: La RDGRN de 18 de noviembre de 2009 dijo que la condición de socio no faculta para instar copia de los documentos por ella otorgados, pero la RDGRN de 17 de noviembre de 2009 considera que acredita su interés legítimo el recurrente para la obtención de copia de una escritura de redenominación y ampliación de capital social al justificar su condición de socio. Concilia estos criterios la RDGRN 26 de octubre de 2009, que diferencia entre aquellos documentos que son constitutivos o modificativos de la entidad social, los cuales, al configurar la posición jurídica del socio pueden ser conocidos por éstos sin más requisitos que justificar debidamente su condición de socio, de aquellos otros que documentan negocios celebrados por la propia sociedad con terceros, en relación a los cuales el interés del socio sólo se ve amparado por las normas que tutelan su derecho de información, derecho que cuenta con cauce tipificado para su ejercicio, ante la Junta General.

Por otro lado, el hecho de que las copias solicitadas no sean autorizadas, sino simples, no modifica el tratamiento en orden a su expedición, por cuanto el artículo 224.2 del Reglamento Notarial dice que los notarios darán copia simples a petición de parte con derecho a copia.

 

Casos especiales: Testamentos, poderes y mandamientos judiciales.


En relación a los testamentos, hay que matizar que en vida del testador, sólo éste o su apoderado especial podrán obtener copia del testamento. Fallecido el testador, tendrán derecho a copia los legitimarios, herederos, legatarios, albaceas, contadores partidores, administradores y demás personas a quienes en el testamento se reconozca algún derecho o facultad. 

También tendrán derecho, y ahí ya entra el justificar el concepto de interés legítimo que veíamos, las personas que, de no existir el testamento o ser nulo, serían herederos. Trató un supuesto de este tipo la RDGRN de 23 de junio de 2009: En este caso, el solicitante ampara su solicitud en la condición de sobrino de la persona de cuyo testamento se solicita copia, es decir, en su condición de pariente que, de no existir el testamento o ser nulo, sería llamado en todo o en parte a la herencia del causante, pero no acredita el parentesco, tal y como le exige el notario, cuya actuación es considerada correcta por la Dirección General.

Hay por otra parte reglas especiales en materia de poderes notariales, ya que el apoderado solo podrá obtener copias del poder si del mismo o de otro documento resulta autorizado para ello. También en materia de copias solicitadas por mandamiento judicial, ya que los Tribunales no pueden expedir copias, y deberán exigirlas del notario que deba darlas, justificando el derecho de los interesados a obtenerlas.

 

¿Y si el Notario no me quiere dar la copia?

 

Por supuesto, lo primero es razonar la petición y acreditar el interés legítimo. De tenerlo, el Notario expedirá la copia. Si no lo aprecia así, contra la negativa del Notario a expedir una copia, cabe recurso de queja ante la Dirección General, la cual, oyendo al propio Notario y a la Junta directiva del Colegio respectivo, dictará la resolución que proceda. Si la resolución fuese ordenando la expedición de la copia, el Notario lo hará constar en las notas de expedición y suscripción de la misma copia.