Blog

¿Cómo me identifico si voy a firmar una escritura en el Notario?

10 feb. 2015
Identificación

Una de las funciones principales del Notario es dar fe de la identidad de las personas que intervienen en la escritura, para evitar suplantaciones de personalidad. Por eso, la Ley de 28 de mayo 1862, Orgánica del Notariado reguló como uno de los pilares fundamentales de toda escritura la obligación del Notario de asegurarse de la identidad de los comparecientes y los medios a que éste debía acudir para ello. Además, el Reglamento Notarial, en su artículo 156.7. obliga al notario a consignar qué medio ha empleado para la identificación.

 

 

El conocimiento personal por el Notario de los otorgantes.

 

 

Lo cierto es que el artículo 23 de la Ley Orgánica del Notariado establece como primera regla de identificación el conocimiento directo del Notario de los comparecientes. No hay que olvidar que la Ley es de 1862, y en esa época la configuración del país en general y del notariado en particular era bastante diferente a la que actualmente tenemos: el Notario, sobretodo en poblaciones rurales y pequeñas solía conocer personalmente a casi todo el mundo, igual que el párroco o el Alcalde.

 

Actualmente, con los cambios demográficos y socioeconómicos y con el Documento Nacional de Identidad, es absurdo mantener que esa sea la primera de las opciones del Notario. De hecho, no es utilizada sino con carácter muy residual y por eso, el propio artículo 23 tiene mucho más interés en los medios supletorios de identificación, que son los verdaderamente utilizados.

 

 

La identificación por el Documento Nacional de Identidad.

 

 

El medio supletorio de identificación más utilizado, curiosamente no es el que primero marca el artículo 23, sino el tercero, el que aparece bajo la letra c: “la referencia a carnets o documentos de identidad con retrato y firma expedidos por las autoridades públicas, cuyo objeto sea identificar a las personas”.

 

El documento nacional de identidad se regula en el Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, que lo configura como un documento personal e intransferible que tiene valor, por sí solo, para acreditar la identidad y los datos personales de su titular que en él se consignen, así como la nacionalidad española del mismo.

 

El artículo 6 dice que tendrá un período de validez, y el artículo 7 que transcurrido dicho período se considerará caducado y quedarán sin efecto las atribuciones y efectos que le reconoce el ordenamiento jurídico, estando su titular obligado a proceder a la renovación del mismo. Por tanto, pierde sus efectos identificadores y el Notario podría no aceptarlo como medio de identificación.

 

Es importante destacar que el hecho de que una persona haya cumplido determinada edad no le exime de la obligación de renovar el documento nacional de identidad. Es común que personas mayores se presenten con el DNI caducado en la notaría y digan que como tienen más de setenta años no han de renovarlo. Eso es un error, pues la renovación será permanente una vez que el titular que haya cumplido los setenta años se presente para renovar el DNI. Dicho de otro modo: Eso no significa que al cumplir los setenta años una persona no deba volver a renovarse el documento nacional de identidad.

 

Además, también es obligación del titular custodiarlo y mantenerlo en buen estado, de modo que el extravío, sustracción, destrucción o deterioro conllevará la obligación de su titular de obtener inmediatamente un duplicado, según el artículo 8. En este sentido, un documento deteriorado también podría ser inadmitido por el notario como medio de identificación.

 

Por último en esta materia, el artículo 156.5 del Reglamento Notarial exige la indicación de los documentos de identificación de los comparecientes, a salvo los casos exceptuados en el artículo 163, que son los siguientes: funcionarios públicos que intervengan por razón de su cargo, documentos en los cuales no pueda diferirse, a juicio del notario, la autorización del instrumento y aquellos en los que el compareciente manifieste carecer de documento de identificación y la finalidad del documento otorgado sea exclusiva y precisamente la de hacer manifestaciones u otorgar poderes en relación con un expediente administrativo o judicial de asilo, acogida de refugiados, repatriación u otro similar.

 

 

¿Sirve el permiso de conducir, el pasaporte u otros documentos?

 

 

El documento básico es el documento nacional de identidad, aunque también suele ser aceptado el pasaporte, aunque éste realmente acredita, fuera de España, la identidad y nacionalidad de los ciudadanos españoles, y, dentro del territorio nacional, las mismas circunstancias de los españoles no residentes, según el artículo 1 del Real Decreto 896/2003, de 11 de julio, por el que se regula la expedición del pasaporte.

 

Una de las preguntas más frecuentes es si el permiso de conducir sirve como medio de identificación. En principio, la respuesta ha de ser negativa, pues el requisito que marca el Reglamento Notarial es que su objeto sea identificar a las personas, y el permiso de conducir tiene por objeto autorizar a la conducción de vehículos. No obstante, la interpretación quedó más abierta tras el Real Decreto 818/2009, de 8 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento General de Conductores, ya que en él se hace referencia al permiso de conducir como medio de identificar a la persona del conductor al exigir fotografía y firma del titular. Aún así, no es admitido en la mayoría de supuestos.

 

Los documentos en caso de que el compareciente sea extranjero, como las cartas de identidad de países miembros de la Unión Europea, serán tratados en otro post separado.

 

 

La obligación en ciertos casos de acreditar el número de identificación fiscal.

 

 

Añade el artículo comentado la necesidad en ciertos casos de acreditar el número de identificación fiscal, al decir que “si se trata de escrituras públicas relativas a actos o contratos por los que se adquieran, declaren, constituyan, transmitan, graven, modifiquen o extingan el dominio y los demás derechos reales sobre bienes inmuebles, o a cualesquiera otros con trascendencia tributaria, los comparecientes acreditarán ante el Notario autorizante sus números de identificación fiscal y los de las personas o entidades en cuya representación actúen, de los que quedará constancia en la escritura”.

 

Es importante esta acreditación, pues cuando los comparecientes se negaren a acreditar alguno de los números de identificación fiscal o manifestaren no poder efectuar dicha acreditación, el Notario hará constar en la escritura esta circunstancia, y advertirá verbalmente a aquellos de lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 254 de la Ley Hipotecaria, de 8 de febrero de 1946, cuando resulte aplicable, dejando constancia, asimismo, de dicha advertencia. Ese artículo dice que no se inscribirá el acto o contrato en el Registro de la Propiedad.

 

Matizó la Dirección General de los Registros y del Notariado que no es necesario consignar el número de identificación fiscal del cónyuge no titular si se trata de un negocio jurídico ajeno a éste (Resolución de 7 de diciembre de 2007) ni tampoco el de un menor de catorce años, pues no están obligados a obtener el documento nacional de identidad (Resolución de 4 de septiembre de 2007), sin perjuicio en este último caso de que se asigne el número de identificación fiscal que corresponda.

 

 

La identificación por testigos de conocimiento.

 

 

Dice el artículo 23.a que es medio de identificación supletorio “la afirmación de dos personas, con capacidad civil, que conozcan al otorgante y sean conocidas del Notario, siendo aquéllos responsables de la identificación”. Estas dos personas se denominan testigos de conocimiento, y según el artículo 184 del Reglamento Notarial sólo tienen como misión identificar a los otorgantes a quienes no conozca directamente el Notario. 

 

De todos los medios supletorio, este es uno de los que menos gusta utilizar el Notario, ya que se desplaza el juicio de identidad del notario a los testigos, que responden de la identidad del compareciente, asumiendo estos una gran responsabilidad.

 

Además, si seguimos la letra del artículo, los testigos no deben identificarse ante el notario, sino que deben ser conocidos del Notario, que no es lo mismo. De hecho, este artículo está pensado para que el Notario, si no conocía directamente al otorgante, pero sí conocía directamente a dos personas que lo conocieran, hiciera un ejercicio de confianza y desplazara a estos una importante función en la escritura.

 

Por eso, este medio de identificación, de utilizarse hoy en día, y como analizó la Sentencia de la Audiencia Provincial de Madrid 5196/2011 de veinticinco de abril, debe ir acompañado de otras previsiones que hubieran podido reforzar la identidad de los otorgantes (habla la Sentencia de posesión del libro de familia, pasaporte, carnet de conducir, tarjeta sanitaria, tarjeta de crédito, etc.), así como el documento acreditativo de la comunicación a la correspondiente comisaría de la pérdida, extravío o sustracción de su Documento Nacional de Identidad.

 

 

La identificación por la otra parte contratante.

 

 

Otro de los medios que establece el artículo 23.b es “la identificación de una de las partes contratantes por la otra, siempre que de esta última dé fe de conocimiento el Notario”.

 

Este caso adolece de los mismos problemas que el anterior, pues se desplaza el juicio del Notario a los posibles afectados por una defectuosa identificación, por lo que podemos aplicar en lo fundamental lo analizado para el anterior medio supletorio.

 

 

La identificación del notario por cotejo de firma.

 

 

Finaliza el artículo 23 en su letra d añadiendo como medio de identificación supletorio “el cotejo de firma con la indubitada de un instrumento público anterior en que se hubiere dado por el Notario fe de conocimiento del firmante”.

 

Esto supone que el notario que previamente haya identificado en otra escritura a una persona puede reutilizar esa dación de fe cuando la persona comparece de nuevo ante él. Esta es quizás la menos utilizada porque en muchos casos la dación de fé la habrá dado el Notario antecesor en el protocolo.

 

 

Normativa especial para identificación en testamentos.

 

 

Finalmente, añadir que hay una norma especial para testamentos en los artículos 685 y 686 del Código Civil, que parte también del conocimiento directo como regla principal, la identificación por testigos de conocimiento como subsidiaria, seguida por documentos expedidos por las autoridades públicas cuyo objeto sea identificar a las personas, y finalmente, reseñando los documentos que el testador presente con dicho objeto y las señas personales del mismo. 

 

En este caso, si fuere impugnado el testamento por tal motivo, corresponderá al que sostenga su validez la prueba de la identidad del testador.